آپ کے گھر کے دفتر (یا اس معاملے کے لئے، آپ کے گھر کے لئے) جب منظم کرنے کے لئے آتا ہے کاغذ دستاویز دستاویزات کیوں ایک بہت بڑی مدد ہو سکتا ہے بہت اچھی وجہ ہے. سب سے پہلے، آپ کو بہت سے اضافی کاغذ سے ڈراپ کر سکتے ہیں جو دراز اور فائلوں میں چھایا جاتا ہے یا قیمتی میز کی جگہ لے لیتا ہے.
ڈیجیٹل فائلوں (یہاں تک کہ پی ڈی ایفز) کو تلاش کی فائلوں میں آپٹیکل کردار کی شناخت (او سی سی) کے سافٹ ویئر کے استعمال سے تبدیل کیا جاسکتا ہے جو عام طور پر پرنٹر کے ساتھ آتا ہے (HP ایک بہت ٹھنڈی ویڈیو ہے جس سے وضاحت کرتا ہے کہ او سی آر کیسے کام کرتا ہے اور یہ کس طرح کام کے آسان بنانے میں مدد کرسکتا ہے آپ کی زندگی کو آسان بنانے).
اس کا مطلب یہ ہے کہ نہ صرف آپ کی معلومات کو کسی بھی کمرے میں نہیں لے جا رہا ہے، یہ بھی کاغذ پر ہوگا تلاش کرنے کے لئے بہت آسان ہے. اور آپ اپنی ڈیجیٹل فائلوں کو تاہم اگر آپ پسند کر سکتے ہیں - سی ڈی یا ڈی وی ڈی پر، ایک فلیش ڈرائیو پر، ایک آن لائن سٹوریج کی سہولت میں، یا سب سے اوپر. لہذا آپ اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ جب آپ کو کسی چیز کی ضرورت ہے، تو آپ اپنا ہاتھ اس پر لے سکتے ہیں.
جب آپ اپنی گھر کی فائلوں کو ڈیجیٹل کرنا شروع کرتے ہیں تو، فائلوں کے منظم سیٹ بنانے کیلئے یہ بہترین وقت ہے جو آپ کی زندگی آسان بنائے گی. آپ کی ضرورت ہے کاغذی کام کی اقسام کے بارے میں سوچو، اور ہر ایک کے لئے ایک فولڈر قائم. ایک فولڈر میں کریڈٹ کارڈ رسید؛ گاڑی میں انشورنس کاغذات کا کام فون بل، گروسری رسیپٹس، گھر کی مرمت بل، اور اسی طرح، سب کو الگ الگ فولڈر دیا جا سکتا ہے. اور ہر فولڈر کے اندر، ہر سال (یا مہینے) کے لئے ذیلی فولڈر بنائیں. منظم منظم نظام کے ساتھ شروع کرنے کے لئے بہت آسان ہے اور پھر صحیح فائل میں صرف نیا کاغذی کام شامل کریں کیونکہ آپ اس کے ساتھ ساتھ چلتے ہیں ہر وقت ایک نیا رسید سکین ہو جاتا ہے جب نظام کو دوبارہ ترتیب دینے کی کوشش کر رہا ہے.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا سکینر یا پرنٹر OCR سافٹ ویئر کے ساتھ آیا (ABBYY FineReader سافٹ ویئر بہت سے پرنٹرز اور سکینرز میں ٹیسٹ کے ساتھ پیکج میں آتا ہے). اگر آپ کو کوئی تلاش نہیں ہے، توہین نہ کرو. جب تک کہ آپ ونڈوز کا استعمال کررہے ہیں اس کا ایک اچھا موقع ہے کہ آپ کے پاس پہلے سے ہی کچھ مہذب او سی آر سافٹ ویئر موجود ہے. ڈاؤن لوڈ، اتارنا او آر سی سافٹ ویئر آپ پہلے سے ہی آپ کو سکینر دستاویزات بنانے کے لۓ اس سکینر کے ساتھ تلاش کرنے اور اس سافٹ ویئر کو استعمال کرنے کے عمل کے ذریعے ہدایت کرے گی.
یقینا، یہ ایک اور اہم نقطہ نظر پیش کرتا ہے: اگر آپ یہ کام کرنے جا رہے ہیں تو آپ کو کم سے کم ایک دستاویز سکینر کی ضرورت ہے. یہ مہنگا نہیں ہونا چاہئے، یا پسند. اگر آپ کے پاس کوئی نہیں ہے تو، اب ایک دیکھنے کا ایک اچھا وقت ہے؛ کچھ بہترین خریدنے کے لئے فوٹو سکینرز اور دستاویز سکینرز کے ان جائزے کے ساتھ شروع کریں. اگر آپ ایک الگ اسکینر نہیں چاہتے ہیں تو، ایک سستا سستا میں ایک پرنٹر کام اچھی طرح سے کام کرے گا.
تو یہاں مشکل حصہ ہے. نظام قائم کرنا بہت مشکل نہیں ہے؛ یہاں تک کہ آپ کے کاغذات کا کام بھی بہت مشکل نہیں ہوگا. اس بات کو یقینی بنانا مشکل ہے کہ ہر بار آپ کو نئے رسید یا کاغذ کا کام ملتا ہے. دوسری صورت میں، کاغذات دوبارہ شروع کریں گے، اور آپ محسوس کریں گے کہ آپ اپنا وقت برباد کر رہے ہیں. تو اس کے ساتھ رہو!