پروفیشنلز کے لئے ای میل کے قواعد

Netiquette آپ کو پتہ ہونا چاہئے

جبکہ ہر ماہ کم سے کم کچھ کاروباری مواصلات کے لئے ہر ای میل کا استعمال کرتے ہیں، ہم میں سے کچھ ہمارے پیشہ ورانہ کام کرنے کے لئے روزانہ کے آلے کے طور پر ای میل کا استعمال کریں گے. ہم ای میل کو استعمال کریں گے گاہکوں، ٹیموں، حاکموں، اور ممکنہ نئے ہائروں یا ممکنہ نئے نرسوں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے. اور ہاں، یہ لوگ ہمیں واضح اور پیشہ وارانہ تحریری پیغام کو تیار کرنے کی صلاحیت کے ذریعے فیصلہ کریں گے.

ای میل کی مثال، یا 'netiquette'، ورلڈ وائڈ ویب کے 27 سال کے ارد گرد ہے. Netiquette آپ کے ای میل میں عزت اور صلاحیت کو دکھانے کے لئے وسیع پیمانے پر قبول شدہ ہدایات کا ایک مجموعہ ہے. افسوس سے، ایسے لوگ ہیں جنہوں نے کاروباری ترتیبات کے لئے ای میل نیٹکیٹیٹ سیکھنے کا وقت کبھی نہیں لیا ہے. یہاں تک کہ بدتر: وہاں ایسے لوگ بھی ہیں جو ٹیکسٹ پیغام رسانی کے ڈھیلا اور غیر رسمی طرز کے ساتھ ای میل نیٹ ورک کو الجھن دیتے ہیں.

خرابی سے تیار کردہ ای میل کو آپ کے پاس کسی کسٹمر یا اعلی یا ممکنہ آجر کے ساتھ اپنی ساکھ کو مارنے کی اجازت نہ دیں. یہاں ای میل نیٹکیٹ قوانین ہیں جو آپ کو اچھی طرح سے خدمت کریں گے، اور آپ کو کام کی جگہ میں شرمندہ بنائے گی.

01 کے 10

ای میل ایڈریس بھیجنے سے پہلے آپ کو کیا کرنا ہے.

ای میل کو بھیجنے سے پہلے آخری چیز کے طور پر خطاب کرنا. میڈیوجیسٹس / گٹی

یہ انسداد بدیہی لگتا ہے، لیکن یہ بہترین شکل ہے. ای میل ہیڈر پر ای میل ایڈریس (es) شامل کرنے سے پہلے آپ اپنی تحریری اور بہتری کے بعد تک آپ انتظار کرتے ہیں. یہ تکنیک آپ کو آپ کے مواد اور ثبوت کی جانچ پڑتال سے قبل بہت جلد ہی پیغام بھیجنے میں شرمندہ ہونے کی شرمندگی کو بچائے گا.

یہ ایک طویل ای میل کے لئے خاص طور پر اہم ہے جس میں حساس مواد، نوکری کی درخواست جمع کرنے، ایک گاہک کے سوال کا جواب دینے، یا آپ کی ٹیم کو برے خبروں سے گفتگو کرنے کی طرح حساس مواد ہے. ان واقعات میں، ای میل ایڈریس کو ہٹانے کے بعد آپ کو اپنے خیالات کو جمع کرنے اور آپ کے دماغ میں اپنے الفاظ کو دوبارہ کرنے کے لئے تھوڑی دیر کے لئے آپ کے ای میل سے دور کرنے کی ضرورت ہے جب آپ کو اضافی طور پر اضافے کی ضرورت ہے.

اگر آپ ایک ای میل سے جواب دے رہے ہیں، اور آپ کو حساسیت رکھنے کے لئے مواد پر غور کیا جاتا ہے، تو آپ کو بھیجنے کے لئے تیار نہیں ہوسکتا ہے، اور پھر ایڈریس بیک شامل کریں. آپ کو نو نوٹ پیڈ فائل یا OneNote صفحہ میں وصول کنندہ کا ای میل پتہ متبادل طریقے سے کاٹ اور پیسٹ کرسکتا ہے، ای میل لکھیں، اور پھر ای میل ایڈریس کو بیک اپ اور پیسٹ کریں.

ہمیں اس پر یقین رکھو: ایک خالی ای میل ایڈریس لائن، جبکہ تصویری آپ کو ایک دن میں کافی غم کو بچائے گا!

02 کے 10

ٹرپل چیک کریں کہ آپ صحیح شخص کو ای میل کر رہے ہیں.

Netiquette: یقینی بنائیں کہ آپ درست مائیکل ای میل کر رہے ہیں !. تصویری ماخذ / گٹی

اگر آپ بڑی کمپنی یا سرکاری محکمہ میں کام کرتے ہیں تو یہ خاص طور پر اہم ہے. جب آپ 'مائیک' یا 'ہیدر' یا 'محمد' کو حساس ای میل بھیج رہے ہیں، تو آپ کا ای میل سافٹ ویئر آپ کے لئے مکمل پتہ لگانے کی پیشکش کرنا چاہتے ہیں. ان طرح کے مقبول نام آپ کی کمپنی کے ایڈریس بک میں بہت سے نتائج ہوں گے، اور آپ کو بعد میں آپ کے نائب صدر، یا اکاؤنٹنگ میں لوگوں کو خفیہ جواب کے بعد مصیبت میں بھیجنا پڑا.

مندرجہ بالا # 1 نیٹکیٹیٹ کا شکریہ، آپ نے آخر تک خطاب کرتے ہوئے چھوڑ دیا ہے، لہذا وصول کنندہ کا ای میل پتہ ٹرپل کی جانچ پڑتال کرنے سے پہلے اپنے آخری قدم کے ساتھ آسانی سے جانا چاہئے!

03 کے 10

'جواب دیں آل' سے بچیں، خاص طور پر ایک بڑی کمپنی میں.

Netiquette: کلک کریں سب سے جواب دیں 'پر کلک کریں. ہم آہنگی / گیٹی

جب آپ کو درجنوں افراد کو بھیجا جاتا ہے تو نشر کرنے کے لۓ، صرف بھیجنے والے کو جواب دینا ہی مشورہ ہے. یہ خاص طور پر سچ ہے اگر یہ بڑی تقسیم کی فہرستوں کے ساتھ ایک کمپنی کی نشر شدہ ہے.

مثال کے طور پر: عام مینیجر پوری کمپنی کو جنوبی لوٹ میں پارکنگ کے بارے میں ای میل کرتا ہے، اور وہ لوگوں سے پوچھتا ہے کہ شمار شدہ اور تفویض اسٹالوں کا احترام کیا جاتا ہے جن کے ملازمین کی ادائیگی ہوتی ہے. اگر آپ 'سب کا جواب دیں' پر کلک کریں اور شکایت کریں کہ دوسرے ملازمین کو آپ کی ذاتی گاڑی پر نگاہ ڈالنا اور اپنے پینٹ کو خرگوش کرنا، تو آپ کمپنی کی شیمک بن کر اپنے کیریئر کی ترقی کو متاثر کرسکتے ہیں.

کوئی بھی پیغامات وصول نہیں کرنا چاہتا جو ان پر لاگو نہیں ہوتا . اس سے بھی زیادہ، کوئی بھی گروپ سے شکایت یا آپ کے ذاتی دشواریوں کے بارے میں کسی بھی نشریات کی نشاندہی کی نشاندہی نہیں کرتا.

اس غلط صفحات سے بچیں اور بھیجنے والے کو انفرادی جواب کے طور پر اپنے ڈیفالٹ کارروائی کے طور پر استعمال کریں. یقینی طور پر بھی ذیل میں # 9 اصول دیکھیں.

04 کے 10

کالعدم اظہار کے بجائے پیشہ ور سلامتی کا استعمال کریں.

Netiquette: پیشہ ورانہ سلامتی> colloquialisms. ہل اسٹریٹ اسٹوڈیوز / گٹی

پیشہ ورانہ ای میل شروع کرنے کا بہترین طریقہ مندرجہ ذیل کا ایک ورژن ہے:

1. دوپہر، محترمہ چندرا.
2. ہیلو، پراجیکٹ ٹیم اور رضاکاروں.
3. ہیلو، جینیفر.
4. گڈ صبح، پیٹرک.


نہیں، کسی بھی صورت میں، ایک پیشہ ور ای میل شروع کرنے کے لئے ذیل میں استعمال کریں:

1. ارے،
2. سپر، ٹیم!
3. ہیلو، جین.
4. مورنین، پیٹ.

اگر آپ کی شکایت جائز ہوئی تو مذکورہ مواد کو فی الفور سائٹ سے ہٹا دیا جائے گا. حفاظت کی بابت مزید جانیں یہ آئٹم ضابطہ اخلاق کے مطابق ہے. ضابطہ اخلاق پڑھیں آپ پہلے ہی اس ویڈیو پر غلط استعمال کی رپورٹ دے چکے / چکی ہیں. ہیلپ ڈیسک جلد از جلد آپ کی شکایت کا جائزہ لے گا. جب آپ کسی دوسرے شخص کے ساتھ ایک باضابطہ رشتہ دار ہونے کے بعد بات چیت میں یقینی طور پر ان colloquialisms استعمال کر سکتے ہیں، یہ ایک کاروباری ای میل میں ان الفاظ کو استعمال کرنے کا ایک برا خیال ہے.

اس کے علاوہ، شارٹ کٹ، جیسے 'mornin' ہجے کرنے کے لئے یہ خراب شکل ہے. کسی کا نام (جینیفر -> جین) کو کم کرنے کے لئے یہ بہت خراب شکل ہے جب تک کہ اس شخص نے آپ کو ایسا کرنے سے کہا ہے.

جیسا کہ کسی بھی ذہین کاروباری مواصلات کے ساتھ، یہ رسمی طور پر ہونے والی غلطی اور غلطی سے متعلق ہے کہ آپ کو عقیدہ اور احترام پر یقین ہے.

05 سے 10

ہر پیغام کا ثبوت پیش کرو، جیسا کہ آپ کی پیشہ ورانہ ساکھ اس پر منحصر ہے.

Netiquette: ثبوت کے طور پر اگرچہ آپ کی ساکھ اس پر منحصر ہے. مکا / گٹی

اور یقینا، آپ کی شہرت غریب گرامر، خراب ہجے اور بیمار کردہ الفاظ سے آسانی سے ختم ہو گئی ہے.

تصور کریں کہ آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کو ایک ہٹ لگے گا اگر آپ غلطی سے بھیجتے ہیں تو آپ کو اپنے میتھ کی جانچ پڑتال کرنے کی ضرورت ہے . یا اگر آپ کہتے ہیں کہ ' میں کل پر مداخلت کر سکتا ہوں ' جب آپ کا مطلب ہے کہ ' میں کل انٹرویو کر سکتا ہوں '.

آپ کو ہر ای میل کو مسترد کرو؛ ایسا کریں جیسے آپ کی پیشہ ورانہ ساکھ اس پر منحصر ہے.

10 کے 06

ایک جامع اور واضح موضوع لائن حیرت انگیز ہو گی (اور آپ کو پڑھنے میں مدد ملے گی).

Netiquette: ایک واضح موضوع لائن حیرت انگیز ہو گی (اور آپ کو پڑھنے میں مدد ملے گی). چارلی شوک / گٹی

موضوع لائن مواصلات کے عنوان اور آپ کا ای میل ٹیگ کرنے اور ٹیگ کرنے کا ایک طریقہ ہے لہذا یہ آسانی سے بعد میں پایا جا سکتا ہے. یہ واضح طور پر مواد اور کسی بھی مطلوبہ کارروائی کا خلاصہ کرنا چاہئے.

مثال کے طور پر، ایک موضوع کی لائن: 'کافی' بہت واضح نہیں ہے.

اس کے بجائے، 'کافی کافی ترجیحات کا مظاہرہ کریں: آپ کا جواب لازمی ہے'

دوسرا مثال کے طور پر، موضوع کی لائن ' آپ کی درخواست ' بہت غیر واضح ہے.

اس کے بجائے، ایک صاف موضوع کی طرح لائن کی کوشش کریں: ' پارکنگ کے لئے آپ کی درخواست: مزید تفصیلات کی ضرورت ہے' .

07 سے 10

سیاہی سیاہی کے ساتھ ایڈیشن اور ٹائم رومن متغیرات: صرف دو کلاسک فونٹ استعمال کریں.

Netiquette: صرف کلاسیکی فونٹس کا استعمال کریں (اییری اور ٹائم رومن متغیرات). پنگٹن / گیٹی

یہ آپ کے ای میل پر سجیلا فونٹ کا چہرہ اور رنگ شامل کرنے کے لئے پریشان ہوسکتا ہے کہ یہ چمکدار بنانے کے لئے، لیکن آپ سیاہ 12-pt یا 10-pt ایریال یا ٹائم نیو رومن کا استعمال کرکے بہتر ہو. تھاموم یا کیلبری جیسے اسی قسم کے متنوع بھی ہیں. اور اگر آپ کسی مخصوص فقرہ یا گولی پر توجہ مرکوز کرتے ہیں تو پھر لال سیاہی یا بولڈ فونٹ معتدل میں بہت مددگار ثابت ہوسکتا ہے.

مسئلہ یہ ہے کہ جب آپ کے ای میلز آپ کے حصہ پر زبردست یا ناپسندیدہ رویے کو پہنچانے کے لئے ناقابل یقین اور غیر منقولہ بننے لگیں یا شروع کریں. کاروبار کی دنیا میں، لوگوں کو مواصلاتی اور واضح اور مختصر، آرائشی اور پریشان کن مواصلات کرنے کے لئے مواصلات کرنا ہے.

08 کے 10

تمام اخراجات میں سرطان اور منفی / سنوٹو ٹن سے بچیں.

Netiquette: سوراخ سے بچنے اور آپ کے تحریر سر کو دیکھنے کے لئے !. وائٹ مین / گٹی

ای میل ہمیشہ زبانی انفیکشن اور جسم کی زبان کو پہنچانے میں ناکام ہے. آپ کے بارے میں کیا خیال ہے براہ راست اور براہ راست اصل میں سخت اور اس کے مطلب میں ایک بار یہ آپ کے ای میل میں ڈال دیا جاتا ہے جب تک پہنچ سکتے ہیں. الفاظ 'براہ کرم' کا استعمال نہ کریں اور 'آپ کا شکریہ' منفی اندراجات کا سبب بن جائے گا. اور جو تم پر غور کرتے ہو، اس کے بارے میں ناراضگی اور روشنی کو سنبھالنے اور غصے کے طور پر منتقل کیا جا سکتا ہے.

ای میل میں معزز سر اور شخصیت کا مظاہرہ کرنے کی فراہمی پر عمل اور بہت تجربہ ہے. جب آپ اپنے آپ کو بلند آواز سے ای میل پڑھتے ہیں، یا اس سے بھی پہلے کسی اور کو بھی بھیجنے میں مدد ملے گی. اگر ای میل کے بارے میں کچھ بھی مطلب یا سخت لگتا ہے تو پھر اسے دوبارہ لکھیں.

اگر آپ ابھی تک ای میل میں کسی چیز کے سر کو کس طرح پہنچانے کے ساتھ پھنس گئے ہیں، تو پھر اس بات کو سنجیدگی سے فون اٹھا اور پیغام کو گفتگو کے طور پر پہنچایا جائے.

یاد رکھیں: ای میل ہمیشہ کے لئے ہے، اور ایک بار جب آپ اس پیغام کو بھیجتے ہیں، تو آپ اسے واپس نہیں ھیںچو گے.

09 کے 10

فرض کریں کہ دنیا آپ کے ای میل کو پڑھے گا، لہذا اسی طرح کی منصوبہ بندی کریں.

Netiquette: فرض کریں کہ دنیا آپ کے ای میل کو پڑھیں گے. RapidEye / گیٹی

سچ میں، ای میل ہمیشہ کے لئے ہے. یہ سیکنڈ کے اندر سینکڑوں لوگوں کو آگے بڑھایا جا سکتا ہے. یہ قانون نافذ کرنے والے ادارے اور ٹیکس کے آڈیٹروں کے ذریعہ بلایا جاسکتا ہے. یہ بھی خبر یا سوشل میڈیا میں کر سکتے ہیں.

یہ ایک وسیع اور خوفناک ذمہ داری ہے، لیکن یہ وہی ہے جو ہم سب کو کندھے: آپ کو ایک ای میل میں لکھا ہے کہ آسانی سے عوامی معلومات بن سکتی ہے. اپنے الفاظ کو احتیاط سے منتخب کریں، اور اگر آپ سوچتے ہیں کہ آپ کا کوئی فائدہ نہیں ہے تو وہ آپ کو واپس کاٹ سکتے ہیں، پھر سنجیدگی سے پیغام کو نہ بھیجیں.

10 سے 10

ہمیشہ ایک مختصر کلاسیکی 'شکریہ' اور ایک دستخط بلاک کے ساتھ اختتام کریں.

Netiquette: بہترین معیار کے ساتھ اختتام اور دستخط بلاک. DNY59 / گیٹی

'آپ' اور 'براہ کرم' کی طرح نیکیٹس کی طاقت قابل قبول ہیں. اس کے علاوہ، اضافی کئی سیکنڈ میں شامل ہونے کے لئے آپ کا پیشہ ورانہ دستخط بلاک آپ کی توجہ مرکوز کے بارے میں تفصیل کے بارے میں حجم بیان کرتا ہے، اور آپ اپنے نام اور رابطے کی معلومات کو مدنظر رکھتے ہوئے اپنے مواصلات کا ملک لے لیتے ہیں.

ہیلو، شیلش.

TGI کھیلوں میں ہماری کڑھائی کی خدمات کے بارے میں آپ کی انکوائری کے لئے شکریہ. میں آپ کے ساتھ بات کرنے کے لئے بہت خوش ہوں گا کہ آپ کے ٹیم کے لئے ہمارے کھیل جیکٹس کے اختیارات کے بارے میں مزید بتائیں. ہم آپ کو اس ہفتے کے آخر میں اپنے شو روم میں بھی دیکھ سکتے ہیں، اور میں آپ کو اپنے نمونے میں شخص دکھا سکتا ہوں.

میں کس نمبر پر فون کر سکتا ہوں میں آج صبح 1:00 بجے بات کرنے کے لئے دستیاب ہوں.


شکریہ،

پال Giles
کلائنٹ سروسز کے ڈائریکٹر
ٹی جی آئی، شامل
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"آپ کا برانڈنگ ہماری توجہ ہے"