سپریڈ شیٹ بمقابلہ ڈیٹا بیس

سپریڈ شیٹ اور ڈیٹا بیس کے درمیان فرق کو توڑنا

مائیکروسافٹ رسائی استعمال کرنے کے لئے کمپنیوں سے ہچکچاہٹ میں سے ایک وجہ اسپریڈ شیٹ اور ڈیٹا بیس کے درمیان فرق کی تفہیم کی کمی ہے. اس سے بہت سے لوگ یہ سمجھتے ہیں کہ سپریڈ شیٹ میں کلائنٹ کی معلومات، خریداری کے احکامات، اور پراجیکٹ کی تفصیلات کو باخبر رکھنا ان کی ضروریات کے لئے کافی ہے. اختتام کا نتیجہ یہ ہے کہ ترتیب کو کنٹرول برقرار رکھنے میں مشکل ہے، فائلوں کو کرپشن سے محروم ہوجائے گی، اور ملازمتوں کو غلط معلومات سے متعلق معلومات کو مسترد کردیۓ. طاقت اور ڈیٹا بیس کے بہت سے استعمال کے بارے میں تھوڑا سا علم کے ساتھ، چھوٹے کاروباری اداروں کو یہ دیکھنے کے لئے آسان ہے کہ اسپریڈ شیٹ کسی نوکری کے لئے کافی ہے اور جب کسی ڈیٹا بیس کی تخلیق کی ضرورت ہوتی ہے.

ڈیٹا بیس ہے جس میں بنیادی تفہیم کرنا ضروری ہے. زیادہ سے زیادہ لوگوں نے پہلے سے ڈیٹا بیسس تک رسائی حاصل کی ہے، جیسے عوامی لائبریری میں، لیکن صرف ان کا استعمال کرتے ہوئے یہ واضح نہیں کرتا کہ سپریڈ شیٹس اور ڈیٹا بیس مختلف ہیں. ڈیٹا بیس کے متعلق سیکھنے کے چند منٹ خرچ کرتے ہوئے مقابلے میں واضح کرنے میں مدد ملے گی.

ڈیٹا آرگنائزیشن

شاید اسپریڈ شیٹ اور ڈیٹا بیس کے درمیان سب سے زیادہ واضح فرق جس طرح سے ڈیٹا منظم کیا جاتا ہے وہ ہے. اگر ڈیٹا نسبتا فلیٹ ہے تو، تو سپریڈ شیٹ کامل ہے. اگر فلیٹ ٹیبل بہتر ہے تو یہ تعین کرنے کا طریقہ، پوچھیں کہ اعداد و شمار کے تمام پوائنٹس آسانی سے چارٹ یا ٹیبل پر پلاٹ کی جائیں یا نہیں؟ مثال کے طور پر، اگر ایک سال ایک سال کے دوران ماہانہ آمدنی کا اندازہ کرنا چاہتا ہے، تو سپریڈ شیٹ کامل ہے. اسپریڈشیٹس ایک ہی قسم کے اعداد و شمار کو ہینڈل کرنے کا مطلب ہے، چند اہم نکات کی ترقی کی تعریف کرتے ہیں.

اس کے مقابلے میں، ڈیٹا بیسس ایک نسبتا ڈیٹا ڈھانچہ ہے. اگر کسی صارف کو ڈیٹا ھیںچو تو اس پر غور کرنے کے لۓ متعدد پوائنٹس ہوں گے. مثال کے طور پر، اگر ایک کمپنی اپنی ماہانہ آمدنی کو ٹریک کرنا چاہتی ہے اور گزشتہ 5 سالوں میں حریفوں کو موازنہ کرنا چاہتی ہے، تو ان ڈیٹا پوائنٹس کے درمیان تعلق ہے ، لیکن ایک توجہ نہیں ہے. رپورٹ کرنے کے لئے ایک سنگل ٹیبل بنانا ممنوع نہیں، مشکل ہو جائے گا. ڈیٹا بیسس صارفین کو رپورٹوں اور چلانے کے سوالات کو پیدا کرنے کے لئے آسان بنانے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے.

ڈیٹا کا پیچیدگی

موازنہ کا سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ آیا سپریڈ شیٹ میں ڈیٹا کو برقرار رکھنا چاہیے یا ڈیٹا بیس کو یہ دیکھنا ہے کہ اعداد و شمار کتنے پیچیدہ ہیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں.

سپریڈ شیٹ ڈیٹا آسان ہے. یہ آسانی سے کسی میز یا چارٹ میں شامل کیا جا سکتا ہے اور معلومات کو خارج کرنے کے بغیر کسی پیشکش میں شامل کیا جا سکتا ہے. یہ برقرار رکھنے کے لئے آسان ہے کیونکہ یہ صرف چند اہم عددی اقدار کی پیروی کرتا ہے. اگر صرف چند قطاروں اور کالموں کی ضرورت ہوتی ہے، تو ڈیٹا سپریڈ شیٹ میں محفوظ ہے.

ڈیٹا بیس بہت سے مختلف قسم کے اعداد و شماروں کو گھراتے ہیں جو ڈیٹا بیس میں دوسرے ڈیٹا سے تعلق رکھتے ہیں. مثال کے طور پر، کمپنیوں کو ان کے گاہکوں پر نام اور پتہوں سے آرڈر اور فروخت کرنے کے لئے ایک اہم رقم رکھتا ہے. اگر کسی صارف کو سپریڈ شیٹ میں ہزاروں قطاروں کو کچلنے کی کوشش کی جاتی ہے تو، اس کے نتیجے میں اچھے اچھے ہیں کہ اسے ڈیٹا بیس میں منتقل کیا جاسکتا ہے.

ڈیٹا کی تکرار

صرف اس وجہ سے ڈیٹا اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہوگی، اس کا مطلب یہ نہیں کہ ایک ڈیٹا بیس کی ضرورت ہوتی ہے. کیا اسی ڈیٹا کو مسلسل بار بار کیا جائے گا؟ اور کیا کاروبار مندرجہ ذیل واقعات یا اعمال میں دلچسپی رکھتا ہے؟

اگر اعداد و شمار میں تبدیلی آئی ہے لیکن اعداد و شمار کی قسم ایک ہی ہے اور ایک واحد واقعہ کو پکا ہے تو یہ معلومات شاید فلیٹ ہے. ایک مثال ایک سال کے دوران سیلز کی مقدار ہے. وقت کا دورہ بدل جائے گا اور نمبروں میں بہہ لگے گا، اور پھر بار بار ڈیٹا نہیں رکھا جائے گا.

اگر اعداد و شمار کے کچھ حصوں جیسے ہی رہیں گے، جیسے کسٹمر کی معلومات، جبکہ دوسروں میں تبدیلی ہوتی ہے، جیسے کہ احکامات اور ادائیگیوں کی طول و عرض کی تعداد میں، نقطہ نظر کو عمل کرنا پڑا ہے. یہ ہے جب ڈیٹا بیس کا استعمال کیا جانا چاہئے. اعمال ان کے پاس بہت مختلف اجزاء ہیں، اور ان کو ٹریک کرنے کی کوشش کرتے ہوئے ایک ڈیٹا بیس کی ضرورت ہوتی ہے.

ڈیٹا کا بنیادی مقصد

سپریڈ شیٹ ان دنوں کے واقعات کے لئے بہت اچھا ہے جو بہت سے مختلف پہلوؤں سے باخبر رہنے کی ضرورت نہیں ہے. اس منصوبوں کے لئے جو آرکائیوٹ ہونے سے قبل ایک پریزنٹیشن کے لئے ایک یا دو چارٹ یا ٹیبلز کی ضرورت ہے، ایک اسپریڈ شیٹ جانے کا بہترین طریقہ ہے. اگر ٹیم یا کمپنی کو نتائج کا حساب لگانے اور فی صد کا تعین کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے تو، جہاں اسپریڈشیٹس سب سے زیادہ مفید ہیں.

ڈیٹا بیس طویل منصوبوں کے لئے ہیں جہاں اعداد و شمار کو دوبارہ بار بار استعمال کیا جاتا ہے. اگر نوٹ اور تبصرے کی ضرورت ہو تو، ڈیٹا کو ڈیٹا بیس میں منتقل کیا جاسکتا ہے. سپریڈ شیٹ تفصیلات کو ٹریک کرنے کے لئے تیار نہیں کیا گیا تھا، صرف چند کلیدی عددی پوائنٹس.

صارفین کی تعداد

صارفین کی تعداد فیصلہ کرنے والے عنصر پر سپریڈ شیٹ یا ڈیٹا بیس استعمال کرنے کے لۓ ختم ہوسکتی ہے. اگر ایک منصوبے کی ضرورت ہوتی ہے تو بہت سے صارفین کو اعداد و شمار کو اپ ڈیٹ کرنے اور تبدیلیاں کرنے کے قابل ہوسکتی ہیں، اس کو سپریڈ شیٹ میں نہیں کیا جانا چاہئے. اسپریڈ شیٹ کے ساتھ مناسب کنفیگریشن کنٹرول کو برقرار رکھنے میں بہت مشکل ہے. اگر اعداد و شمار کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے صرف چند صارفین ہیں، عام طور پر تین اور چھ کے درمیان، سپریڈ شیٹ کافی ہونا چاہئے (اگرچہ اس کے ساتھ آگے بڑھنے سے قبل قواعد قائم کرنے کا یقین ہے).

اگر کسی بھی منصوبے یا تمام محکموں کے تمام شرکاء کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے تو، ایک ڈیٹا بیس بہتر انتخاب ہے. یہاں تک کہ اگر ایک کمپنی چھوٹا ہے اور اب ڈیپارٹمنٹ میں صرف ایک یا دو لوگ ہیں، تو اس بات پر غور کریں کہ پانچ سالوں میں اس شعبہ میں کتنے افراد کو ختم ہوسکتا ہے اور پوچھیں گے کہ وہ سب کچھ تبدیل کرنے کی ضرورت ہوگی. زیادہ سے زیادہ صارفین تک رسائی حاصل کرنے کی ضرورت ہے، زیادہ امکانات کا ڈیٹا بیس بہتر اختیار ہے.

آپ کو اکاؤنٹ میں ڈیٹا سیکورٹی بھی لے جانا چاہئے. اگر وہاں بہت حساس معلومات موجود ہیں جو محفوظ ہونا ضروری ہے، ڈیٹا بیس بہتر سیکورٹی پیش کرتے ہیں. اس اقدام سے قبل، سیکورٹی کے مسائل کے بارے میں پڑھنے کے لئے اس بات کا یقین کریں کہ ڈیٹا بیس بنانے سے پہلے سمجھا جانا چاہئے.

اگر آپ پوزیشن بنانے کے لئے تیار ہیں تو، ہمارے مضمون کو اپنے سفر پر شروع کرنے کیلئے ڈیٹا بیسس میں اسپریڈ شیٹ تبدیل کرنا پڑھتے ہیں.