اگر آپ ایک ای میل کا جواب دیتے ہیں تو، یہ واضح ہونا چاہئے کہ آپ جو جواب دے رہے ہیں. لہذا اصل پیغام کا متن عام طور پر جواب میں حوالہ دیا جاتا ہے. بہت واضح ہے، لیکن ایک ای میل میں متن کو حوالہ دینے کا بہترین طریقہ نہیں ہے.
صحیح کام کرنے کے لئے ایک بہت سمجھدار معیاری معیار ہے. اس سے آپ کو اس طرح کی ضرورت ہوتی ہے کہ آپ اس طرح کے جواب کے وصول کنندہ کو اس بات کا یقین کرنے کے لۓ جو کچھ آپ کو رد عمل کررہے ہو، دیکھیں. اگر تمام ای میل کلائنٹ (یا ای میل صارفین) کا اطلاق ہوتا ہے تو، پیغامات ہمیشہ صاف اور صاف نظر آتے ہیں، اور وہ پڑھنے کے لئے آسان ہیں.
تجویز کردہ طریقہ سے خطاب کرنا مناسب چیز ہے، لیکن یہ بھی حوالہ متن ٹرم کرنے کے لئے کچھ کام بھی ہے اور اسے اچھا لگ رہا ہے. کیا فوری اور مختصر جواب کے لئے یہ ضروری ہے؟ اور اگر آپ آؤٹ لک جیسے ای میل پروگرام میں Outlook کے مناسب اشارے کا استعمال کرتے ہوئے اقتباس کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو، آپ یا تو ایک گھنٹے کے جواب میں ایک گھنٹہ بیٹھ سکتے ہیں یا غلط طور پر (یا زیادہ تر، دونوں) ناکام ہوجائیں گے.
سست کا طریقہ: آرام دہ اور پرسکون، پھر بھی درست اور اچھا لگ رہا ہے
خوش قسمتی سے، کچھ کرنے کے لئے ہمیشہ سے زیادہ ایک طریقہ ہے. عام طور پر، یہ اختیارات بالکل ٹھیک نہیں ہیں، لیکن آسانی سے ایک مناسب نقطہ نظر سے زیادہ ہوسکتا ہے. اب، یہاں تک کہ زیادہ آرام دہ اور پرسکون ہے لیکن اب بھی بالکل پڑھنے والا اور قابل قبول اور مطابقت رکھتا ہے اور مناسب طریقے سے ایک ای میل کا جواب دینا ہے.
سست ہونے کے دوران مناسب طریقے سے ایک ای میل کا جواب دینے کیلئے.
- جواب کے سب سے اوپر اپنا پیغام شروع کرو.
- اصل پیغام شامل کریں جسے آپ ذیل میں جواب دے رہے ہیں.
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا دستخط حوالہ متن سے اوپر ہے.
- حوالہ کردہ مواد میں کوئی تبدیلی نہ کریں.
- آپ کر سکتے ہیں، بالکل زیادہ لمبائی کم اور ان لائن انکولیشنز کو اکثر ہٹا دیں. ان کو تبدیل کریں "[...]".
- ممکن ہو سکے کے طور پر، چند الفاظ میں، دو بار جواب دیں.
- صرف "جی ہاں" کے بجائے، "آپ نے پوچھا کہ آیا ہم سیب چاہتے ہیں. ہاں، ہم کرتے ہیں." یا "ہم سیب چاہتے ہیں، جی ہاں."
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ حوالہ ٹیکسٹ انفرادی نہیں ہے، نہ ہی '>' حروف استعمال کرتے ہیں اور نہ ہی کوٹیشن بار.
- اگر آپ جواب کے جواب کے جواب میں جواب دیتے ہیں تو، آپ کو نیچے سے نیچے پرانے، اب لازمی پیغامات ہٹانے کے لۓ.
Gmail جیسے میل ای میل کلائنٹس اور خدمات جو خود بخود خود بخود آرکائیو اور دھاگے سے بات چیت کرتے ہیں، جواب کے اس انداز کو خاص طور پر اچھی طرح سے کام کرتا ہے. چونکہ تمام حوالہ ٹیکسٹ ایک ہی جگہ میں ہے، یہ آسانی سے چھپایا جا سکتا ہے اور پیغام کے جغرافیہ پریشان ہونے کے بغیر، اصل ای میل کے ذریعہ بین پیغام کے سیاق و نسب کو قائم کیا جاتا ہے.
سست، درست جوابات کے لئے آپ کے ای میل پروگرام قائم کریں
بعد میں سست ہونے کے لئے، آپ کو سب سے پہلے کچھ سیٹ اپ کام کرنا پڑے گا. زیادہ تر ای میل پروگراموں اور خدمات آسانی سے سست لیکن صحیح جواب کے لئے ترتیب دیا جا سکتا ہے، اگرچہ:
- ایوراورا
- ہاٹ میل
- میک OS X میل
- آؤٹ لک ایکسپریس
- ونڈوز میل