کچھ اچھی وجوہات کیوں آپ کو پہلے سے طے شدہ نہیں ہونا چاہئے "ای میل میں تمام جواب دیں"

کیا آپ واقعی ایک گروپ کے پیغام میں ہر کسی کو جواب دینے کی ضرورت ہے؟

اگر یہ جواب دینا اچھا ہے تو، یہ بھی جواب دینا بہتر ہوگا. ٹھیک ہے؟

ہمیشہ نہیں. اگر جواب تمام وصول کنندگان کے لئے واقعی اہم ہے تو پھر "جواب دیں" استعمال کرنا چاہئے.

کچھ جواب دیتے ہیں کہ تمام واقعات حادثے کی وجہ سے ہیں جہاں ایک وصول کنندہ کو یہ احساس نہیں ہوتا کہ وہ اس پر کلک کریں یا ٹپ کر دیں. سب سے زیادہ، تاہم، اس حقیقت کی وجہ سے ہوسکتا ہے کہ جب شخص تمام پیغامات کو جواب دینے کے لۓ شخص نہیں جانتا.

کسی بھی طرح، یہ عام طور پر گروپ کے پیغام میں ملوث دوسرے لوگوں کو پریشان کن رہا ہے. لہذا سب محتاط جواب دیں کا استعمال کرنا بہتر ہے.

جب سب جواب دیں تو

اپنا ای میل پروگرام کا جواب استعمال کریں صرف اس وقت جب تمام :

• آپ کا جواب اصل بھیجنے والے اور تمام لوگوں کو اصل ای میل میں کرنے کے لئے اور سی سی: شعبوں کے لئے جاننے کے لئے ضروری ہو گا.

جب سبھی کو جواب نہ دیں:

• صرف اصل بھیجنے والا آپ کا جواب جاننے کی ضرورت ہے،
• اصل مرسل اور چند دیگر وصول کنندگان کے بارے میں جاننے کے لئے آپ کی تبصرے اہم ہوگی.
  • اس صورت میں ایک عام جواب دیں، اور پھر دستی طور پر منتخب دیگر وصول کنندگان کو شامل کریں. اگر آپ ان کے پتے اصل ای میل سے نقل کرسکتے ہیں تو اس میں مدد ملتی ہے.
• آپ کا پیغام آسان ہے "شکریہ!" یا "مجھے بھی:"
  • آپ کا شکریہ ادا کرنے کے لئے صرف ٹھیک ہوسکتا ہے، لیکن انہیں ہر دوسرے وصول کنندہ میں نہیں بھیجیں. صرف بھیجنے والے کو واقعی اس بات سے آگاہ ہونا ضروری ہے کہ آپ کس طرح پیغام کے بارے میں محسوس کرتے ہو، گروپ میں ہر دوسرے شخص کو نہیں.

جواب دیں صرف مخصوص معاملات کے لئے مخصوص ہے. اس کا استعمال صرف اس صورت میں ہونا چاہئے کہ آپ گروپ میں ہر ایک وصول کنندگان کو ایک ہی پیغام بھیجنے کی ضرورت ہے. دوسری صورت میں، اگر آپ کو ایسا کرنے کی ضرورت نہیں ہے، تو آپ کو صرف متعلقہ افراد کا جواب دینا چاہئے، یہاں تک کہ اگر یہ اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ صرف بھیجنے والے کو جواب دے رہے ہیں.

مثال کے طور پر، ایک ای میل حاصل کرنے پر غور کریں کہ اگر آپ اس ہفتے کے اختتام سے ریٹائرمنٹ پارٹی میں آئیں گے. اس کی تصدیق 30 دیگر لوگوں کو بھیجا گیا تھا اور آپ نہ صرف اس سے پوچھے گئے ہیں کہ اگر آپ جا رہے ہیں لیکن اگر آپ کچھ کھانا لے سکتے ہیں یا کسی دوسرے طریقے سے مدد کرسکتے ہیں.

عام طور پر اس صورت حال میں ہر ایک کو جواب بھیجنے کے لئے عام طور پر موزوں نہیں ہے اور اس بات کی وضاحت کیجیے کہ آپ اس ہفتے کے آخر میں کام کرنے کی ضرورت نہیں ہے اور آپ کے بچے کو بھی بیمار ہے، لہذا یہ آپ کے لئے اچھا ہفتے نہیں ہے. وہ تفصیلات بھیجنے والے سے متعلق ہیں لیکن شاید ان سب کو بھی نہیں مدعو کیا جاسکتا ہے.

تاہم، ایسے وقت موجود ہیں جب آپ سب کو جواب دینا چاہیے اور جب آپ کو جواب دیا جائے گا تو آپ جواب دیں گے. شاید اس میں ایک کام کے منصوبے کے بارے میں ایک گروہ بحث یا کسی اور چیز میں شامل ہے جس میں براہ راست دیگر وصول کنندگان شامل ہیں.

اس معاملے کی کوئی بات نہیں، آپ کو دوسروں کو ایک بڑے پیمانے پر ای میل بھیجنے سے پہلے ہمیشہ یہ سوچنا چاہئے. جب بھی کچھ لوگوں کو دوسرے پیغامات کے بعد ایک دوسرے کے جواب میں بھیج دیا جاتا ہے تو یہ بھی بدتر ہے، اور آپ ایک منٹ یا دو کے عرصے میں ایک درجن ای میل وصول کرتے ہیں. وہ صرف محتاط نہیں ہیں بلکہ آپ کو پڑھنے کے لئے کی ضرورت نہیں ہے پریشان کن بھی مشکل ہے.