طویل عرصے سے ای میل خوفناک نظر آتے ہیں، اور طویل پیراگراف کا ایک لمحہ سلسلہ، ممکنہ طور پر طویل عرصے سے جاری الفاظ میں شامل ہوتے ہیں جو روکنے کے لئے نہیں لگتے ہیں لیکن کہیں بھی کہیں بھی نہیں جاتے ہیں جو بیرونی الفاظ سے بھرا ہوا ہے جس میں معنی میں تھوڑا سا اضافہ ہوتا ہے. متعدد اور کبھی کبھی تنازعہ ممکنہ تفسیر کے ساتھ الجھن --- وصول کنندہ کو اس سے بھی کم پڑتا ہے کہ اگر پیغام صرف تھا، تو، تقریبا 3 جملے - تین لمحے، جامع اور عین مطابق ضوابط.
اگر آپ نے مندرجہ ذیل پیراگراف کو نہیں پڑھا تو، آپ کو نقطہ نظر مل گیا.
ای میلز مختصر رکھیں
لہذا عام طور پر یہ ایک اچھا خیال ہے
- ای میلز کو مختصر طور پر کم رکھیں.
یقینا، اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو اپنے پیغامات کو کسی بھی قیمت پر کاٹنا چاہئے.
ضروری طور پر لکھیں
جتنی لکھیں اور اتنا ہی ضروری ہے اور مناسب ہو. کاروباری ای میلز کے لئے بہت اہم ہے کہ یہ بہت ضروری ہے.
ذاتی ای میلز بہاؤ اور لمبی ہوا ہوسکتی ہیں. وضاحت کے لئے، کم اور آسان الفاظ اب بھی بہتر ہیں.
بلٹ پوائنٹس کا استعمال کریں
اگر آپ کو لکھنے کے لئے بہت کچھ ہے تو:
- اپنا پیغام بلٹ پوائنٹس میں توڑیں.
- اس اقدام کے جامع خلاصہ کے ساتھ ہر پوائنٹ شروع کریں جسے آپ لے جانا چاہتے ہیں.
- یہ یقینی بنائیں کہ آپ کے پیغام یا کسی بلٹ پوائنٹ کا گوشت میں اہم معلومات پوشیدہ نہیں ہے.
پیغام ایک ایکشن
آپ کی ضرورت کے ساتھ مل کر متفق نہ کریں یا وصول کرنے والے کو ایک پیغام میں بتانا چاہتے ہیں. خاص طور پر:
- ہر اہم کارروائی کے لئے ایک نیا پیغام شروع کریں جسے آپ وصول کنندہ سے درخواست کرتے ہیں.
یہ وصول کنندہ کے لئے یہ آسان بنا دیتا ہے کہ وہ اپنے ای میل کو سنبھالا اور ضروری اقدامات مکمل کریں. ایک مقررہ سیٹ کرکے، امکانات وہ آپ کے پیغامات کے لئے اسی طریقہ کو اپنائیں گے - اور آپ کو ای میلز کو بھی دور کرنا آسان وقت ہوگا.