جب آپ فائلوں کی تلاش کر رہے ہیں تو تھوڑی تنظیم ایک لمبی راہ جاتا ہے
اگر آپ ان پر کام کرنے کے بجائے اپنے مائیکروسافٹ ورڈ فائلوں کی تلاش میں زیادہ وقت گذارتے ہیں تو، اس وقت کچھ تنظیم سازی خصوصیات لفظ اور آپ کے کمپیوٹر کی پیشکش کا فائدہ اٹھانے کا وقت ہے.
تمبنےل کے ساتھ تمام ورڈ فائلوں کو محفوظ کریں
پیش نظارہ تصویر یا تھمب نیل کے ساتھ ہر لفظ فائل کو بچانے کے بغیر انہیں کھولنے کے بغیر شناخت آسان بناتا ہے. آپ صرف چند مرحلے پر عمل کرکے پیش نظارہ یا تھمب نیل کی تصویر کے ساتھ تمام ورڈ دستاویزات کو محفوظ کرسکتے ہیں:
- مائیکروسافٹ ورڈ کھولیں .
- مینو بار میں فائل پر کلک کریں.
- ڈراپ ڈاؤن مینو کے نچلے حصے پر پراپرٹیز منتخب کریں.
- خلاصہ ٹیب پر کلک کریں.
- اس دستاویز کے ساتھ پیش نظارہ تصویر کو محفوظ کریں یا تمام لفظ دستاویزات کے لئے آپ کے تھمب نیل کو محفوظ کریں ( لفظ کے اپنے ورژن پر منحصر ہے) کے آگے چیک نشان رکھو.
- ٹھیک ہے پر کلک کریں.
ورڈ دستاویز پراپرٹیز کو اپ ڈیٹ کریں
اگر آپ لفظ الفاظ کے وسیع پیمانے پر مقدار کے ساتھ کام کرتے ہیں جن میں نام اور مقامات ملتے ہیں تو آپ کو یقینی طور پر ورڈ کی دستاویزات کی خصوصیت کی خصوصیت کا فائدہ اٹھانا پڑے گا. فائل > پراپرٹیز > خلاصہ پر واپس جائیں اور تبصرے، مطلوبہ الفاظ، زمرہ، عنوان یا موضوع کی معلومات شامل کریں- جو بھی آپ کو فائلوں میں فرق کرنے میں مدد ملے گی. جب یہ تلاش کرنے کا وقت آتا ہے، تو ورڈ بالکل وہی جان سکتا ہے جو آپ کی ضرورت ہے.
اپنے کمپیوٹر پر فولڈر بنائیں اور ان کا استعمال کریں
اپنے فولڈر کے آگے جانے والے تمام فولڈروں کے لئے ایک فولڈر قائم کریں اور اسے کچھ نام نہ دیں جسے آپ بھول نہ کریں گے جیسے "MyWordDocs." اس فولڈروں کے ساتھ ان کے ناموں کے ساتھ آبجیکٹ کریں جو آپ کو سمجھتے ہیں اور ان کا استعمال کرتے ہیں. اگر آپ ہفتہ وار میٹنگ نوٹس تیار کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں تو، مثال کے طور پر، ان نوٹوں کے لئے ایک فولڈر بنائیں اور مہینوں یا سالوں کے اندر اضافی فولڈر شامل کریں.
اگر آپ کے کمپیوٹر کے بارے میں بکھرے ہوئے کئی سالوں کے پاس دستاویزات ہیں اور ان کو کھولنے کا وقت نہیں ہے اور یہ فیصلہ کرتے ہیں کہ آیا وہ محافظ ہیں یا نہیں، صرف ان سالوں میں سے ہر ایک کے لئے ایک فولڈر بناؤ اور اس کے تمام 2010 دستاویزات کو چھوڑ دیں. ایک فولڈر، 2011 ایک دوسرے میں اور اس وقت تک جب تک آپ کو دوبارہ دوبارہ دیکھنے کا وقت نہیں ہے.
مسلسل فائل نامیاتی نظام کا استعمال کریں
نامناسب نظام قائم کرنا شاید آپ کی مدد کرنے کے لئے سب سے اہم چیز ہے جب آپ فائلوں کو تلاش کرنے کے لئے وقت پائیں. اپنی فائلوں کو نام نہاد کرنے کا کوئی بھی صحیح راستہ نہیں ہے، لیکن ایک نامنگی نظام اٹھا رہا ہے اور اس کا استعمال کرتے ہوئے مسلسل اس کوشش کے قابل ہے. تجاویز ہیں:
- دستاویز کی قسم شامل کریں، لہذا آپ ایک نظر میں کہہ سکتے ہیں کہ "معاہدہ،" "لیج" یا "نیوز لیٹر" میں کوئی بھی فائل نام نہیں ہے، جسے آپ تلاش کر رہے ہیں.
- کلائنٹ کے نام کے ساتھ نام شروع کریں (یا وصول کنندہ کا آخری نام اگر دستاویزات خط ہیں).
- فائل کا نام فائل میں شامل کریں.
آپ اپنا وقت لیں
اگر آپ کا کمپیوٹر پہلے سے ہی فائلوں کے ساتھ چل رہا ہے تو، آپ کی تنظیمی مسائل کو ایک بار پھر سے نمٹنے کی کوشش نہ کریں. کام کے قابل ٹکڑے ٹکڑے میں ملازمت کو توڑ دو اور اس دن کام کرنے میں 15 منٹ خرچ کرو. جیسا کہ آپ اپنے کمپیوٹر پر بھری ہوئی ورڈ فائلوں کو دور کرتے ہیں، انہیں ان فولڈروں میں سے ایک میں ڈالیں جنہیں آپ نے بنایا ہے، ایک نیا فولڈر بنائیں، یا اگر انہیں مزید ضرورت نہیں ہے تو انہیں حذف کریں. اگر آپ اپنے دماغ کو نہیں بنا سکتے ہیں، تو ان کو فولڈر ہولڈیٹ ڈیٹ کے فولڈر میں ڈال دیں اور مستقبل میں دور کی تاریخ کا دورہ کریں تاکہ اگر آپ اس فولڈر کو کھول نہیں لیتے تو آپ اسے آرام دہ اور پرسکون محسوس کریں گے. جس قسم کے فولڈرز آپ کرتے ہیں، ان سب کو آپ کے ایک بڑے لفظ فولڈر میں ڈال دیا ہے، لہذا آپ کو معلوم ہو گا کہ کہاں نظر آتے ہیں.