لوگوں کے ساتھ فائلوں کو محفوظ طریقے سے کس طرح اشتراک کریں
مائیکروسافٹ کی طرف سے میزبان کلاؤڈ پر مبنی سروس شیئرپوائنٹ آن لائن، Office 365 منصوبہ کا حصہ ہے، یا اسے شیئرپوائنٹ سرور میں اضافی طور پر حاصل کیا جاسکتا ہے. نئی اور اپ گریڈ کردہ شیئرپوائنٹ آن لائن خدمات میں اہم دلچسپی یہ ہے کہ آن لائن انٹرایکٹو بات چیت کو بہتر بنانے اور اس پر جانے کے دستاویزات کے لئے آسان اور زیادہ محفوظ بنانا ہے.
اگر آپ پہلے سے ہی شیئرپوائنٹ آن لائن صارف ہیں، تو آپ اپ گریڈ کردہ خدمات کی پیشکش کرسکتے ہیں. شیئرپوائنٹ آن لائن میں اب موبائل فونز اور گولیاں اور ہموار سماجی تجربے پر استعمال شامل ہیں. اس میں بھی آفس 365 کاروبار کے لئے OneDrive ہے، کلاؤڈ میں دستاویز سٹوریج کے لئے OneDrive کا پیشہ ورانہ ورژن ہے جو آپ کو آپ کے کمپیوٹر یا کمپنی کے سرور پر ذخیرہ کردہ فائلوں کے ساتھ مطابقت پذیر کرنے کے قابل بناتا ہے.
منظم کرنے کی اجازت اور گروپوں میں صارفین
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویزات کا اشتراک کرنے کے لئے اجازت مطلوبہ صارف کی رسائی کے مطابق بہتر ہوسکتی ہے. شیئرپوائنٹ آن لائن کے لئے اجازت کی سطح میں شامل ہیں:
- زائرین - براؤزر میں دستاویزات کو دیکھیں
- اراکین - دستاویزات میں ترمیم یا شراکت
- مالکان - شیئرپوائنٹ آن لائن سائٹ کی مکمل کنٹرول کی اجازت ہے
زائرین کو دستاویزات ڈاؤن لوڈ کرنے کے لۓ، اجازتوں کو "پڑھنے" تک رسائی میں شامل کرنا لازمی ہے.
ایک مخصوص صارف گروپ یا ٹیم کے تعاون کو قائم کرنے کے لئے نئے گروپ کے نام پیدا کیے جا سکتے ہیں. "سائٹ ڈیزائنرز،" "مصنفین،" اور "گاہک" مثال کے طور پر ہیں.
آپ کی تنظیم کے باہر شیئرنگ دستاویزات
بیرونی صارفین عام طور پر سپلائرز، کنسلٹنٹس اور گاہک ہیں جو آپ کو وقت کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں.
شیئرپوائنٹ آن لائن مالکان جو مکمل کنٹرول کی اجازت رکھتے ہیں بیرونی صارفین کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک کرسکتے ہیں. بیرونی صارفین کو وزیٹر یا اراکین کے صارفین کے گروپوں میں شامل کیا جا سکتا ہے تاکہ دستاویزات کا اشتراک کرنے کے لئے اجازتوں کا نظم کریں.
- مہمان کے لنکس کا اشتراک کریں. ایک مہمان کا لنک ای میل کے ذریعہ شیئرپوائنٹ آن لائن دستاویز لائبریری سے دستاویزات کو دیکھنے کے لئے اشتراک کیا جا سکتا ہے. خطرے کو کم سے کم کرنے کے لئے کسی بھی شخص کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک کیا جائے گا، آپ کو بیرونی صارفین کو سائن ان کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. یہ قدم آپ کو زائرین (یا پڑھنے تک رسائی کے ساتھ غیر قانونی صارفین) اجازت گروپ میں لوگوں کو قائم کرنے کی ضرورت ہے. گمنام صارفین کی طرف سے کھول دیا.
- ارکان کے ساتھ اشتراک کریں. اگر آپ کے بیرونی صارفین کو آفس 365 میں رکنیت ہے یا آپ کی سائٹ کے ممبر ہیں، تو آپ مشترکہ دستاویزات تک رسائی سے قبل سائن ان کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہیں. یہ قدم آپ نے ان کو اراکین کی اجازت کے گروپ میں شامل کیا ہے. مائیکروسافٹ آفس کے بغیر خارجہ صارفین کو فائل ڈاؤن لوڈ کرسکتے ہیں، جب تک کہ وہ پڑھ لیں.
- OneDrive کے کاروبار سے عوامی لنک کا اشتراک کریں. OneDrive آپ کا سروس اپ گریڈ کیا گیا ہے تو Office 365 میں واقع ایک دستاویز اسٹوریج علاقہ ہے. فائلوں کو شیئرپوائنٹ آن لائن دستاویز لائبریری سے علیحدہ بیرونی عوامی صارفین کے ساتھ فائلوں کا اشتراک کرنے کے لئے سب سے بہتر استعمال ہوتا ہے. عوامی معلومات کے لئے OneDrive کے حتمی ورژن کے طور پر OneDrive سوچا جا سکتا ہے- مثال کے طور پر ویب سائٹ یا بلاگ سے لنک کے طور پر پوسٹ کرنا. آپ کا شیئرپوائنٹ آن لائن دستاویز لائبریری ذریعہ ہوسکتا ہے، لہذا اگر آپ اس طرح کے OneDrive استعمال کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو آپ دونوں علاقوں میں فرق کرنے میں مدد کرنے کیلئے OneDrive کیلئے ایک نقل بنائیں.
- آپ کی تنظیم کے اندر دستاویزات کا اشتراک. اندرونی صارفین آپ کے تنظیم یا دیگر محکموں کے اندر لوگ ہیں. عام طور پر آپ دستاویزات کو مختلف طور پر اشتراک کرتے ہیں، انحصار کرتے ہیں کہ آیا آپ کام کرتے ہیں یا کسی گروپ میں تعاون کرتے ہیں یا آپ کو دوسروں کے لئے معلومات یا دستاویز کے ورژن کی موجودہ حیثیت کو دیکھنے کے لئے دستاویزات کو پوسٹ کرتے ہیں.
- ارکان کے ساتھ اشتراک کریں. SharePoint آن لائن کے ساتھ آفس 365 کا استعمال کرتے ہوئے Office Web Apps تک رسائی فراہم کرتا ہے، براؤزر پر مبنی ہلکا پھلکا خدمت آپ کو آن لائن دستاویزات کو تخلیق، ترمیم اور اشتراک کرنے کیلئے استعمال کرسکتا ہے. مائیکروسافٹ آفس کے صارفین کو اپنے کمپیوٹر سے فائلوں کو مطابقت پذیری اشتراک کرنے کے لئے SharePoint آن لائن میں ذخیرہ کردہ فائلوں کے ساتھ مطابقت رکھتا ہے. اس کے علاوہ، مائیکروسافٹ آفس کے صارفین آف لائن کام کرنے کے لئے کمپیوٹر یا موبائل آلہ پر شیئرپوائنٹ آن لائن سے فائلوں اور فولڈرز کو مطابقت پذیر کرسکتے ہیں.
- nonmembers کے ساتھ اشتراک کریں. آپ کی تنظیم میں ہر کسی کو آفس 365 کی رکنیت کا سامنا کرنا پڑتا ہے، دستاویزات اجازت گروپ پر منحصر ہوسکتی ہیں. مثال کے طور پر، آپ کے ادارے میں ایگزیکٹو ٹیموں کے طور پر غیر متفق افراد کو ایک مارکیٹنگ دستاویز لائبریری کا تعین کرنے کی ضرورت ہے جہاں میدان میں مارکیٹ کے انٹیلی جنس یا کسٹمر کے تجربے کو پکڑ لیا جاتا ہے.
- OneDrive سے اشتراک کریں. آپ فائلوں کو OneDrive کے اندرونی صارفین کے ساتھ اشتراک کر سکتے ہیں. آپ دستاویزات کو شیئرپوائنٹ آن لائن دستاویز لائبریری میں منتقل کرنے سے پہلے OneDrive کے ایک اسٹینجنگ علاقے کے طور پر استعمال کرسکتے ہیں.