زیادہ تر کمپنیوں کو مائیکروسافٹ ورڈ اور ایکسل میں کیا کیا جا سکتا ہے سے واقف ہے، لیکن سمجھتے ہیں کہ مائیکروسافٹ رسائی کیا کر سکتا ہے اسے سمجھنا مشکل ہے. ڈیٹا بیس بنانے اور انہیں برقرار رکھنے کی کوشش کرنے کا خیال وسائل کے غیر ضروری استعمال کی طرح لگتا ہے. تاہم، چھوٹے کاروبار کے لئے، یہ پروگرام کئی مختلف فوائد فراہم کرسکتا ہے، خاص طور پر جب وہ ترقی اور تنظیم کو منظم کرنے کے لئے آتا ہے.
مائیکروسافٹ رسائی ایک چھوٹی سی کمپنیوں کو ایکسل یا ورڈ کے مقابلے میں اعداد و شمار اور منصوبوں کو ٹریک کرنے کے لئے زیادہ مضبوط طریقہ فراہم کرتی ہے. رسائی عام طور پر استعمال شدہ مائیکروسافٹ اطلاقات سے زیادہ سیکھنے کے لئے زیادہ وقت لگ سکتا ہے، لیکن اس کے ساتھ ساتھ ٹریکنگ کے منصوبوں، بجٹوں اور ترقی کے لئے بھی اس میں سب سے زیادہ قدر شامل ہے. مقابلے اور تحلیل کے لئے چھوٹے کاروباری اداروں کو چلانے کے لئے ضروری تمام اعداد و شمار کو ایک پروگرام میں برقرار رکھا جاتا ہے، یہ کسی دوسرے پروگرام کے مقابلے میں رپورٹیں اور چارٹ چلانے میں آسان ہے. مائیکروسافٹ سیکھنے کے عمل کو آسان بنانے کے لئے کئی ٹیمپلیٹس پیش کرتا ہے اور صارفین کو ٹیمپلیٹس کو اپنی مرضی کے مطابق کر سکتے ہیں. مائیکروسافٹ رسائی کے بنیادی اصولوں کو سمجھنے میں چھوٹے کاروباری اداروں کو ان کی روزانہ کی کارروائیوں میں اپنی مکمل قدر دیکھنے میں مدد مل سکتی ہے.
اگر آپ پہلے ہی سپریڈ شیٹ کا استعمال کرتے ہیں تو، آپ ایکسل اسپریڈ شیٹ کو رسائی کے ڈیٹا بیس میں تبدیل کرنا آسان ہے.
کسٹمر کی معلومات کو برقرار رکھنے
ڈیٹا بیس کو کاروباری اداروں کو ہر کلائنٹ یا کسٹمر کے لئے تمام ضروری معلومات کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتا ہے، بشمول ایڈریس، آرڈر کی معلومات، انوائس، اور ادائیگی بھی شامل ہیں. جب تک ڈیٹا بیس ایک نیٹ ورک پر ذخیرہ کیا جاتا ہے جب تک کہ تمام ملازمین اس تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں، صارفین کو اس بات کا یقین کر سکتا ہے کہ موجودہ معلومات موجودہ رہتی ہے. کیونکہ کلائنٹ کی معلومات ہر چھوٹے کاروبار کے لئے اہم ہے، ڈیٹا بیس کو محفوظ کیا جاسکتا ہے. ڈیٹا بیس میں فارم شامل کرنے سے چھوٹے کاروباری اداروں میں مدد ملتی ہے کہ اعدادوشمار تمام ملازمتوں کے ذریعے مسلسل داخل ہوجاتا ہے.
جیسا کہ صارفین پروگرام کے ساتھ واقف ہو جاتے ہیں، زیادہ وسیع اجزاء کو شامل کیا جا سکتا ہے، جیسے کلائنٹ پتوں کے نقشہ جات. اس سے ملازمین نئے گاہکوں کے پتے کی توثیق کرتے ہیں یا ترسیل کے راستوں کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں. یہ کاروباری اداروں کو انوائس بنانے اور ای میلز یا باقاعدگی سے میل بھیجنے کے قابل ہونے کی اجازت دیتا ہے اور جب انوائس کو کس طرح ادائیگی کی گئی تھی کو ٹریک کرنے کے قابل ہو. رسائی میں کسٹمر کے ڈیٹا کو اپ ڈیٹ کرنے اور اسٹوریج سپریڈ شیٹ یا ورڈ دستاویز سے کہیں زیادہ قابل اعتماد ہے، اور اس معلومات کا نظم و نسق کو منظم کرتا ہے.
ٹریکنگ مالیاتی ڈیٹا
بہت سارے کاروباری ادارے خاص طور پر ٹریکنگ فنڈز کے لئے خریدتے ہیں، لیکن ایک چھوٹے سے کاروبار کے لئے جو صرف ضروری نہیں ہے، یہ اضافی کام پیدا کرنے کی ضرورت ہے. انوائس بنانے اور ٹریک کرنے کے قابل ہونے کے علاوہ، تمام کاروباری اخراجات اور ٹرانزیکشن اسی پروگرام کے ذریعہ درج کیے جا سکتے ہیں. کمپنیوں کے پاس جو مائیکرو مائیکروسافٹ آفس سویٹ ہے، آؤٹ لک اور رسائی سمیت، آؤٹ لک میں ادائیگی کے یاد دہانیوں کو ڈیٹا بیس سے منسلک کیا جاسکتا ہے. جب یاد دہانی پاپ جاتی ہے، صارفین کو ضروری ادائیگی کر سکتے ہیں، رسائی میں ڈیٹا داخل کر سکتے ہیں، پھر یاد دہانی کو بند کر سکتے ہیں.
زیادہ جدید ترین سافٹ ویئر خریدنے کے لئے ضروری ہوسکتا ہے کیونکہ کاروبار بڑھتا ہے، اور ان کے کاروبار میں فائدہ ہوتا ہے اگر ان کے تمام مالیاتی ڈیٹا تک رسائی میں ذخیرہ ہو. کئی دوسرے پروگراموں تک رسائی سے برآمد کردہ اعداد و شمار کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں، جب وقت آتا ہے تو یہ معلومات منتقل کرنے میں آسانی سے آسان بناتا ہے.
مارکیٹنگ اور سیلز کا انتظام
رسائی کا استعمال کرتے ہوئے سب سے کم استعمال شدہ طاقتور طریقوں میں سے ایک مارکیٹنگ اور سیلز کی معلومات کی نگرانی کرنا ہے. موجودہ کلائنٹ کی معلومات کے ساتھ ڈیٹا بیس میں پہلے سے ہی محفوظ کیا جاتا ہے، ای میلز، مسافروں، کوپنوں اور ان لوگوں کو باقاعدگی سے پوسٹ بھیجنے میں آسان ہے جو سیلز یا خصوصی پیشکش میں دلچسپی رکھتے ہیں. چھوٹے کاروباری اداروں کو اس وقت سے پتہ چلتا ہے کہ ان کے موجودہ صارفین نے کتنے مارکیٹنگ مہم کے بعد جواب دیا.
نئے گاہکوں کے لۓ، تمام مہمانوں کو ایک ہی جگہ سے بنایا جا سکتا ہے اور اس کی نگرانی کی جا سکتی ہے. اس سے ملازمتوں کو یہ دیکھنے کے لئے آسان بناتا ہے کہ پہلے سے ہی کیا کیا گیا ہے اور کیا ہوسکتا ہے یا کیا پیروی کرنا ضروری ہے.
پیداوار اور انوینٹری کا سراغ لگانا
کلائنٹ کے ٹریکنگ کے ساتھ، انوینٹری، وسائل، اور اسٹاک پر ڈیٹا کو ٹریک کرنے کے قابل ہونے کے کسی بھی کاروبار کے لئے اہم ہے. رسائی گوداموں پر ترسیل کے اعداد و شمار میں داخل کرنے اور جاننے میں آسان بناتا ہے جب یہ ایک مخصوص مصنوعات کی زیادہ سے زیادہ آرڈر کرنے کا وقت ہے. یہ مینوفیکچررز کے لئے خاص طور پر اہم ہے جو ایک مصنوعات مکمل کرنے کے لئے مختلف وسائل کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے ہوائی جہاز کے حصوں یا فعال دواسازی اجزاء.
حتی کہ سروس انڈسٹری انوینٹری کو رکھنا پڑتی ہے، اور ان تمام معلومات کو ایک جگہ میں رکھنے میں آسان بناتا ہے، جس کو کمپیوٹر کو تفویض کیا جاسکتا ہے یا ملازمین کو اپ گریڈ کرنے کی ضرورت ہے. چاہے باخبر رہنے کے گاڑیاں، موبائل آلات، سیریل نمبر، رجسٹریشن کی معلومات، صارف کی لاگت، یا ہارڈویئر کی زندگی کا اسپانسر، چھوٹے کاروباری اداروں کو آسانی سے آسانی سے اپنی ہارڈویئر کو ٹریک کرنے کے قابل ہو سکے.
ہارڈ ویئر کے علاوہ، کاروباری اداروں کو سافٹ ویئر کو ٹریک کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے. انفارمیشن اور صارف کو سافٹ ویئر کا استعمال کرنے کی اجازت دی گئی رجسٹریشن اور کمپیوٹر کی تعداد سے، کاروباری اداروں کو تیزی سے اور درست طریقے سے ان کے موجودہ ترتیبات پر معلومات کو نکالنے کے قابل ہوسکتا ہے. ونڈوز ایکس پی کے لئے معاونت کا حالیہ اختتام ایک اسٹارک یاد دہانی کے طور پر کام کرتا ہے کیوں کہ یہ معلوم کرنا ضروری ہے کہ سافٹ ویئر اور آپریٹنگ سسٹم کاروباری کمپیوٹرز اور آلات پر موجود ہیں.
چل رہا ہے رپورٹیں اور تجزیہ
شاید رسائی کا سب سے زیادہ طاقتور پہلو صارف کے تمام اعداد و شمار سے رپورٹیں اور چارٹ پیدا کرنے کی صلاحیت ہے. مختلف ڈیٹا بیسس میں ذخیرہ کردہ ہر چیز کو مرتب کرنے کے قابل ہونے سے کیا ہے، مائیکروسافٹ کو چھوٹے کاروباروں کے لئے ایک پاؤڈر ہاؤسنگ تک رسائی حاصل ہے. ایک صارف کو فوری طور پر ایسی رپورٹ پیدا کر سکتی ہے جو موجودہ قیمتوں کا تعین کرنے والے وسائل سے متعلق وسائل کی قیمتوں کا موازنہ کرتا ہے، ایک چارٹ تخلیق کرتا ہے جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ مستقبل میں آنے والی مارکیٹنگ کے مہم کے لئے اسٹاک میں کتنی رقم ہے، سوالات کے بارے میں تھوڑی اضافی معلومات کے ساتھ، چھوٹے کاروباری اداروں کو کنٹرول کرنے کے لۓ کنٹرول لے سکتے ہیں.
اس سے بھی زیادہ اہم، مائیکروسافٹ رسائی دیگر مائیکروسافٹ کی مصنوعات میں منسلک کیا جا سکتا ہے. چھوٹے کاروبار ایک رپورٹ کا جائزہ لے سکتے ہیں، کلائنٹ کے اعداد و شمار کو دیکھ سکتے ہیں اور لفظ میں انوائس پیدا کرسکتے ہیں. میل میل ایک باقاعدگی سے پوسٹ خطوط تخلیق کرسکتا ہے جب صارف ایک ساتھ آؤٹ لک میں ایک ای میل تیار کرتا ہے. اعداد و شمار تفصیلات پر مزید گہرائی نظر کے لئے ایکسل کو برآمد کیا جا سکتا ہے، اور اس سے وہاں ایک پریزنٹیشن کے لئے پاورپوائنٹ پر بھیج دیا جائے گا. دیگر مائیکرو مائکروسافٹ کی مصنوعات کے ساتھ انضمام شاید کاروباری معلومات کی تمام مربوط کرنے تک رسائی کا استعمال کرنے کا بہترین سبب ہے.