مائیکروسافٹ کے میل ضم خصوصیت آپ کو ایک ہی دستاویز بھیجنے کی اجازت دیتا ہے جس میں بڑی وصول کنندگان کی بڑی تعداد میں تھوڑی تبدیلیوں کے ساتھ. اصطلاح "مرغ" اس حقیقت سے آتا ہے کہ ایک دستاویز (مثال کے طور پر) ڈیٹا بیس کے ذریعہ دستاویز، جیسے سپریڈ شیٹ کے ساتھ ضم کیا جاتا ہے.
لفظ کا میل ضم خصوصیت ایکسل سے ڈیٹا کے ساتھ ہموار طور پر کام کرتا ہے. جبکہ لفظ آپ کو اپنے ڈیٹا کا ذریعہ بنانے کے لئے بھی اجازت دیتا ہے، اس ڈیٹا کو استعمال کرنے کے اختیارات محدود ہیں. اس کے علاوہ، اگر آپ کے پاس اسپریڈ شیٹ میں آپ کا ڈیٹا پہلے سے ہی ہے، تو یہ تمام معلومات کو ورڈ کے ڈیٹا ذریعہ میں دوبارہ پڑھنے کے لئے زیادہ معقول نہیں بناتا.
میل ضم کے لئے آپ کے ڈیٹا کی تیاری
نظریاتی طور پر، آپ کسی بھی مخصوص تیاری کے بغیر ایک ورڈ میل ضم تقریب میں کسی بھیسل کا کام شیٹ استعمال کرسکتے ہیں. تاہم، یہ سفارش کی جاتی ہے کہ میل میل ملانے کے عمل کو بہتر بنانے کے لۓ آپ کو اپنی ورکشاپ کو تیار کرنے کیلئے کچھ وقت لگے.
یہ مشاہدہ کرنے کے لئے کچھ ہدایات موجود ہیں کہ میل مل عمل کو مزید آسانی سے آگے بڑھانے میں مدد ملے گی.
اپنے سپریڈ شیٹ ڈیٹا منظم کریں
واضح بیان کرنے کے خطرے پر، آپ کے اعداد و شمار کو قطاروں اور کالموں میں صاف طور پر منظم کیا جانا چاہئے. ایک قطار کے طور پر ہر صف کے بارے میں سوچو اور فیلڈ کے طور پر ہر کالم آپ اپنے دستاویز میں داخل ہونے جا رہے ہیں. (اگر آپ ریفریشر کی ضرورت ہے تو ایکسل ڈیٹا انٹری ٹیوٹوریل کو چیک کریں.)
ایک ہیڈر صف بنائیں
اس شیٹ کے لئے ایک ہیڈر قطار بنائیں جس میں آپ کو مر مل کے لئے استعمال کرنا ہے. ایک ہیڈر قطار ایک ایسی قطار ہے جس میں لیبلز موجود ہیں جو مندرجہ ذیل خلیات میں اعداد و شمار کی شناخت کرتے ہیں. ایکسل کبھی کبھی اعداد و شمار اور لیبلز کے درمیان مختلف قسم کے مختلف طریقے سے مختلف ہوسکتا ہے، لہذا بولڈ ٹیکسٹ، سیل کی سرحدوں اور سیل کی شینڈنگ کا استعمال کرتے ہوئے ان صفوں کو ہیڈر قطار سے منفرد بنا سکتے ہیں. یہ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ ایکسل اپنے باقی ڈیٹا سے مختلف ہے.
بعد میں جب آپ اہم دستاویز کے ساتھ ڈیٹا ضم کر رہے ہیں، لیبلز ضم فیلڈز کے نام کے طور پر ظاہر ہو جائیں گے، تو اس طرح کوئی الجھن نہیں ہوگی کہ آپ جس دستاویز کو آپ کے دستاویز میں داخل کر رہے ہیں. مزید برآں، یہ آپ کے کالموں کو لیبل کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہے، کیونکہ یہ صارف کی غلطی کو روکنے میں مدد ملتی ہے.
سنگل شیٹ پر تمام ڈیٹا رکھو
آپ کو میل مل کے لئے استعمال کرنے کا ارادہ کرنا ایک شیٹ پر ہونا ضروری ہے. اگر یہ ایک سے زیادہ چادروں میں پھیلا ہوا ہے تو، آپ کو چادروں کو یکجا یا ایک سے زیادہ میل ضم ملانے کی ضرورت ہوگی. اس کے علاوہ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ چادریں واضح طور پر نامزد ہیں ، کیونکہ آپ اس شیٹ کو منتخب کرنے کے قابل ہو جائیں گے جو آپ اسے دیکھنے کے بغیر استعمال کرنا چاہتے ہیں.
ایک میل ضم میں ایک ڈیٹا ماخذ ایسوسی ایشن
میل ضم کرنے کے عمل میں اگلا مرحلہ آپ کے تیار کردہ ایکسل اسپریڈ شیٹ کو اپنے لفظ دستاویز سے ملنے کے لئے ہے.
- میل ضم ٹول بار پر، کھلے ڈیٹا ماخذ بٹن پر کلک کریں.
- منتخب ڈیٹا ماخذ ڈائیلاگ باکس میں، فولڈرز کے ذریعے نیویگیشن تک پہنچیں جب تک کہ آپ اپنے ایکسل ورک بک کو تلاش نہ کریں. اگر آپ اپنے Excel فائل کو تلاش کرنے میں قاصر ہیں تو، "سب ڈیٹا وسائل" کو منتخب کریں ڈراپ ڈاؤن مینو میں "قسم کی فائلیں" لیبل میں منتخب کیا جاتا ہے.
- آپ کا ذریعہ ایکسل ذریعہ فائل پر ڈبل کلک کریں، یا اسے منتخب کریں اور کھولیں پر کلک کریں.
- منتخب کریں ٹیبل ڈائیلاگ باکس میں، ایکسل شیٹ میں منتخب کریں جس میں وہ ڈیٹا شامل ہے جسے آپ اپنے دستاویز سے مربوط کرنا چاہتے ہیں.
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ "اعداد و شمار کی پہلی قطار کے ساتھ چیک باکس" کے ساتھ چیک باکس کی جانچ پڑتال کی گئی ہے.
- ٹھیک ہے پر کلک کریں.
اب کہ اعداد و شمار کا ذریعہ اہم دستاویز سے منسلک کیا گیا ہے، آپ اپنا ورڈ دستاویز میں ترمیم اور / یا ترمیم شروع کر سکتے ہیں. تاہم، آپ اکیلے میں آپ کے ڈیٹا کے ذریعہ میں تبدیلیاں نہیں کر سکتے ہیں؛ اگر آپ کو اعداد و شمار میں تبدیلی کرنے کی ضرورت ہے تو، آپ کو اکیلے میں ڈیٹا کا ذریعہ کھولنے سے پہلے ورڈ میں اہم دستاویز کو بند کرنا ضروری ہے.
ان مرحلے پر عمل کرکے آپ کے دستاویز میں مل فیلڈز داخل کرنا آسان ہے:
- میل ضم ٹول بار پر داخل کریں فیلڈ داخل کریں بٹن پر کلک کریں. داخلہ مر فیلڈ ڈائیلاگ باکس ظاہر ہوگا.
- اس فہرست کا نام درج کریں جو آپ فہرست سے داخل کرنا چاہتے ہیں اور داخل کریں پر کلک کریں .
- یہ باکس کھلے رہ جائے گی، اور آپ کو زیادہ شعبوں میں شامل کرنے کی اجازت دی جائے گی. اگر آپ کو ایک سے زائد میدان میں کامیابی میں ڈالیں تو، لفظ آپ کے دستاویز میں کھیتوں کے درمیان خود کار طریقے سے جگہ نہیں لائے گا؛ آپ ڈائیلاگ باکس کو بند کرنے کے بعد آپ کو یہ کرنا ہوگا. آپ کے دستاویز میں آپ کو ڈبل تیر سے گھیرا فیلڈ کا نام نظر آئے گا.
- جب آپ کر رہے ہو، بند کریں پر کلک کریں .
ایڈریس بلاکس اور مبارکباد داخل کرنا - احتیاط سے استعمال کریں
مائیکروسافٹ نے حال ہی میں ایک میل مل خصوصیت کو شامل کیا جس سے آپ کو ایڈریس کے بلاکس کو داخل کرنے اور لائنوں کو مبارکباد دینے کی اجازت دیتی ہے. ٹول بار پر متعلقہ بٹن پر کلک کرکے، لفظ آپ کو مختلف شعبوں میں ایک بار میں کئی فیلڈز داخل کرنے کی اجازت دے گا.
ڈسپلے ایڈریس بلاک بٹن بائیں طرف ایک ہے؛ درجے کی سلامتی لائن دائیں طرف ہے.
اس کے علاوہ، جب آپ کسی بھی بٹن پر کلک کرتے ہیں تو، لفظ ایک ڈائیلاگ باکس دکھاتی ہے جس سے آپ کو کچھ اختیارات فراہم ہوتے ہیں جن پر آپ کو فیلڈز شامل کیا جاسکتا ہے. اگرچہ یہ براہ راست کافی اچھا لگتا ہے اور اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں. وہ معلومات لازمی ہیں جن کے ساتھ * کی علامت ہے.
یاد رکھیں جب اس آرٹیکل کے صفحہ 1 پر آپ کے ورسٹیٹ میں ایک ہیڈر قطار شامل کرنے کے بارے میں سفارش کرتے ہیں؟ ٹھیک ہے، اگر آپ کسی بھی فیلڈ کا نام کسی دوسرے کے علاوہ جو بھی لفظ اسی طرح کے اعداد و شمار کے لئے فیلڈ کا نام استعمال کرتے ہیں اس کے علاوہ، لفظ غلطی سے میدانوں سے مل سکتا ہے.
اس کا مطلب یہ ہے کہ اگر آپ ڈریس ایڈریس کا استعمال کرتے ہیں یا سلامتی کے بٹن کے بٹن کو داخل کرتے ہیں، تو آپ کو وضاحت کرنے کے بجائے یہ اعداد و شمار مختلف آرڈر میں پیش آسکتی ہے- کیونکہ لیبلز میچ نہیں ہوتے ہیں. خوش قسمتی سے، مائیکرو مائیکروسافٹ نے اس کی پیشکش کی اور ایک میچ فیلڈ کی خاصیت میں تعمیر کیا جس سے آپ کو بلاکس میں لفظ استعمال کرنے والے اپنے فیلڈ کے نام سے ملنے کی اجازت دیتا ہے.
میل فیلڈز کو صحیح نقشہ فیلڈ لیبل پر استعمال کرتے ہوئے
کھیتوں سے ملنے کے لئے، ان اقدامات پر عمل کریں:
- ٹول بار پر ملازمت کے بٹن پر کلک کریں.
- میچ فیلڈز ڈائیلاگ باکس میں، آپ بائیں پر لفظ کے میدان کے نام کی ایک فہرست دیکھیں گے. باکس کے دائیں جانب، آپ کو ڈراپ ڈاؤن خانہ کا ایک کالم مل جائے گا. ہر ڈراپ ڈاؤن باکس میں نام فیلڈ ہے جو لفظ ایڈریس بلاک یا سلامتی لائن بلاک میں ہر متعلقہ فیلڈ کے لئے استعمال کر رہا ہے. کوئی تبدیلی کرنے کے لئے، صرف ڈراپ ڈاؤن باکس سے میدان کا نام منتخب کریں.
- آپ کو تبدیل کرنے کے بعد، ٹھیک پر کلک کریں.
آپ مماثلت کو ایڈریس بلاک یا سلامتی لائن ڈائیلاگ بکس داخل کرنے کے لۓ مماثل فیلڈ کے بٹن پر کلک کرکے میچ میچ فیلڈ ڈائیلاگ باکس کو بھی لے سکتے ہیں، جس میں آپ دونوں متعلقہ ٹول بار بٹن پر کلک کرتے ہیں.
ملاحظہ کردہ میل ضم دستاویزات
ہم سے پہلے پیش نظارہ کرنے اور اپنے ملنے والے دستاویزات کو پرنٹ کرنے سے پہلے، فارمیٹنگ کے بارے میں ایک نوٹ: جب ملکر کھیتوں کو ایک دستاویز میں داخل کرتے ہیں تو، لفظ ڈیٹا ذریعہ سے اعداد و شمار کے فارمیٹنگ پر نہیں چلتا ہے.
ماخذ سپریڈ شیٹ سے خصوصی فارمیٹنگ کی درخواست
اگر آپ خصوصی فارمیٹنگ جیسے اطالوی، جرات مندانہ یا ان لائن لائن کو لاگو کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو ورڈ میں ایسا کرنا ضروری ہے. اگر آپ فیلڈز کے ساتھ دستاویز کو دیکھ رہے ہیں، تو آپ فیلڈ کے دونوں اطراف پر دوہری تیر کو منتخب کرنا ضروری ہے جس پر آپ فارمیٹنگ کو لاگو کرنا چاہتے ہیں. اگر آپ دستاویز میں ضم شدہ ڈیٹا دیکھ رہے ہیں، تو صرف اس متن کو نمایاں کریں جسے آپ تبدیل کرنا چاہتے ہیں.
یاد رکھو کہ کسی بھی تبدیلی میں تمام ضم ملائے گئے دستاویزات، نہ صرف انفرادی طور پر.
منسلک دستاویزات کا جائزہ لیں
اپنی مربوط کردہ دستاویزات کا جائزہ لینے کے لئے، میل ضم ٹول بار پر ملاحظہ شدہ ڈیٹا پر کلک کریں. یہ بٹن ایک ٹول سوئچ کی طرح کام کرتا ہے، لہذا اگر آپ صرف کھیتوں کو دیکھنے کے لئے واپس جانا چاہتے ہیں اور ان میں موجود ڈیٹا نہیں، پھر اس پر کلک کریں.
آپ میل ضم ٹول بار پر نیویگیشن بٹنوں کا استعمال کرتے ہوئے ضم کر دستاویزات کے ذریعہ نیویگیشن کرسکتے ہیں. وہ بائیں سے دائیں طرف ہیں: پہلا ریکارڈ ، پچھلا ریکارڈ ، جانے کے لئے جانے ، اگلا ریکارڈ ، آخری ریکارڈ .
آپ اپنے دستاویزات کو ضم کرنے سے پہلے، آپ کو ان سب کو پیش کرنا چاہئے، یا اس سے زیادہ آپ کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ہر چیز کو صحیح طریقے سے ضم کیا جا سکتا ہے. چیزوں پر خاص طور پر توجہ مرکوز جیسے مباحثہ اور ضم کے اعداد و شمار کے ارد گرد وقفہ.
اپنے میل ضم دستاویز کو حتمی شکل دیں
جب آپ اپنے دستاویزات کو ضم کرنے کے لئے تیار ہیں تو، آپ کے پاس دو انتخاب ہیں.
پرنٹر میں ضم
سب سے پہلے انہیں پرنٹر میں ملنا ہے. اگر آپ اس اختیار کا انتخاب کرتے ہیں تو، دستاویزات کو کسی بھی ترمیم کے بغیر پرنٹر میں بھیجا جائے گا. آپ پرنٹر ٹول بار کے بٹن میں ضم پر کلک کرکے صرف پرنٹر پر مل سکتے ہیں.
ایک نیا دستاویز میں ضم
اگر آپ کو کچھ یا تمام دستاویزات کو ذاتی بنانے کی ضرورت ہوتی ہے (اگرچہ، آپ ذاتی نوعیت کے نوٹوں کے لئے اعداد و شمار کے ذریعہ میں ایک نوٹ فیلڈ کو شامل کرنا چاہتے ہو)، یا آپ کو پرنٹ کرنے سے پہلے کسی دوسری تبدیلیوں کو بنانے کے لۓ، آپ ان کو ایک نئے دستاویز میں مل سکتے ہیں؛ اگر آپ ایک نیا دستاویز ملاتے ہیں تو، میل اہم دستاویز ضم اور ڈیٹا کا ذریعہ برقرار رہتا ہے، لیکن آپ کے پاس ملنے والے دستاویزات کی ایک دوسری فائل ہوگی.
ایسا کرنے کے لئے، صرف نئی دستاویز ٹول بار کے بٹن میں ضم کریں پر کلک کریں.
جو بھی آپ کا انتخاب کرتے ہیں، آپ کو ایک ڈائیلاگ باکس کے ساتھ پیش کیا جائے گا جس میں آپ ورڈ کو تمام ریکارڈوں، موجودہ ریکارڈ یا ریکارڈ کی حد میں ضم کرنے کے لئے کہہ سکتے ہیں.
آپ کے مطلوبہ انتخاب کے آگے آپشن کے بٹن پر کلک کریں اور پھر ٹھیک کریں پر کلک کریں.
اگر آپ کسی حد تک ضم کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو ابتدائی نمبر میں اور آپ کو ٹھیک پر کلک کرنے سے قبل ملنے میں شامل ہونے والے ریکارڈوں کے لئے آخری نمبر ڈالنے کی ضرورت ہوگی.
اگر آپ دستاویزات کو پرنٹ کرنے کا انتخاب کرتے ہیں تو، ڈائیلاگ باکس کے بعد آتا ہے، آپ کو پرنٹ ڈائیلاگ باکس کے ساتھ پیش کیا جائے گا. آپ اس کے ساتھ بات کر سکتے ہیں جیسے ہی آپ کسی دوسرے دستاویز کے لۓ کریں گے.