ڈاس اور نہ ہی ایکسل میں ڈیٹا داخل کرنے کی ہے

01 کے 08

ایکسل ڈیٹا انٹری جائزہ

یہ سبق اسپیس شیٹ پروگراموں میں جیسے کسی ایکسل، گوگل سپریڈ شیٹ، اور اوپن آفس کیلک میں ڈیٹا داخل کرنے کے کچھ بنیادی ڈو اور ڈانز کا احاطہ کرتا ہے.

صحیح طریقے سے ڈیٹا درج کرنا، پہلی بار بعد میں مسائل سے بچنے کے لۓ اور ایکسلس اور چارٹ جیسے ایکسل کے اوزار اور خصوصیات استعمال کرنا آسان بناتا ہے.

DO اور DON'T ہیں:

1. اپنے اسپریڈ شیٹ کی منصوبہ بندی کرو
2. متعلقہ قطعے درج کرنے پر خالی قطعوں یا کالموں کو مت چھوڑیں
3. اکثر محفوظ کریں اور دو جگہوں میں محفوظ کریں
4. اعداد و شمار کے کالم کے عنوانات کے طور پر استعمال نہ کریں اور اعداد و شمار کے ساتھ یونٹوں میں شامل نہ کریں
5. فارمولوں میں سیل حوالہ جات اور نامزد رنگوں کا استعمال کریں
6. سیلز پر مشتمل فارمولا کھلا نہیں چھوڑیں
7. اپنا ڈیٹا ترتیب دیں

اپنے سپریڈ شیٹ کی منصوبہ بندی کرو

جب یہ ایکسل میں ڈیٹا داخل کرنے کے لئے آتا ہے، تو آپ کو ٹائپ کرنا شروع ہونے سے قبل تھوڑا منصوبہ بندی کرنے کا ایک اچھا خیال ہے.

جاننے کے لئے کونسل کا استعمال کیا جائے گا، اس ڈیٹا پر مشتمل ہو گا، اور اس ڈیٹا کے ساتھ کیا کیا جائے گا، ورق کے فریم ترتیب کو بہت متاثر کر سکتا ہے.

ٹائپنگ سے پہلے منصوبہ بندی بعد میں بچا سکتی ہے اگر اسپریڈ شیٹ کو دوبارہ کام کرنے کے لئے اس سے زیادہ موثر اور آسان کام کرنے کے لئے دوبارہ منظم کرنا ہوگا.

غور کرنے کے لئے پوائنٹس

• اسپریڈ شیٹ کا مقصد کیا ہے؟
• اسپریڈ شیٹ کتنے ڈیٹا کو برقرار رکھتی ہے؟
• چارٹ کی ضرورت ہے؟
• کیا اسپریڈ شیٹ پرنٹ کیا جائے گا؟

اسپریڈ شیٹ کا مقصد کیا ہے؟

• سپریڈ شیٹ کا مقصد ڈیٹا کے مقام کا تعین کرنے میں مدد ملے گی، کیونکہ اہم ترین معلومات کو دیکھنے کی ضرورت ہے اور آسانی سے قابل رسائی ہے.
• کیا حسابات کی ضرورت ہے؟ حسابات اس پر اثر انداز کرتی ہیں کہ افعال اور افعال کہاں ہیں اور وہ کہاں واقع ہوں گے.

سپریڈ شیٹ کس طرح بہت سے ڈیٹا ہو گا؟

اعداد و شمار کی رقم اسپریڈ شیٹ میں ابتدائی طور پر منعقد ہوگی اور بعد میں اس کا اضافہ کیا جائے گا.

• اپنے اعداد و شمار کو بہت زیادہ نہیں پھیلاتے کیونکہ اس سے مخصوص معلومات کو تلاش کرنے اور محنت کرنے میں مشکلات پیدا ہوسکتی ہے. ایک سے زیادہ شیٹس یا ورک بک پر اسپیننگ ایکسل کی کارکردگی کو متاثر کرنے کے لئے شروع کر سکتے ہیں.
• بڑے ورقوں کے لئے ، کبھی کبھی صارف کو معلومات کو دیکھنے کے لئے ورکشاپ کے نچلے حصے میں سکرال کرنے کے بجائے، کالم عنوانات سے اوپر اہم کالمز کو ظاہر کرنے کے لئے مفید ہوتا ہے.

کیا چارٹ کی ضرورت ہے؟

اگر اعداد و شمار کے تمام یا حصے چارٹ یا چارٹ میں ظاہر کئے جائیں تو، یہ معلومات کی ترتیب پر اثر انداز ہوسکتا ہے،

• چارٹ کی قسم پر منحصر ہے، ڈیٹا کو مختلف طور پر گروپوں کی ضرورت پڑتی ہے - جیسے پائی چارٹس کے لئے ایک خلاصہ علاقے ملا.
• بڑی اسپریڈشیٹس کے لئے، چارٹ کو بھیڑ کو کم کرنے کے لئے صفحات کو علیحدہ کرنے کے لئے منتقل کیا جاسکتا ہے

کیا اسپریڈ شیٹ پرنٹ کیا جائے گا؟

کس طرح کے اعداد و شمار کا اہتمام کیا جا سکتا ہے اگر سب کچھ یا ڈیٹا کو پرنٹ کیا جائے گا، اس پر منحصر ہے کہ آیا تصویر یا زمین کی تزئین کی ترتیب کو منتخب کیا جاتا ہے اور شیٹس کی تعداد کی ضرورت ہوتی ہے.

• اگر باقاعدگی سے خط سائز کا سائز کاغذ (8 1/2 ایکس 11) پر تصویر کا نقطہ نظر استعمال کیا جائے تو، کچھ کالم کے تحت صفوں میں زیادہ سے زیادہ اعداد و شمار کو برقرار رکھنے پر غور کریں، تاکہ تمام عنوانات ایک شیٹ پر نظر آئیں.
• اگر متعدد شیٹس کی ضرورت ہوتی ہے، تو اس کے اعداد و شمار کو آسانی سے پڑھنے کے لۓ ہر کال کے سب سے اوپر پرنٹ کالم عنوانات پر غور کریں.
• اگر اعداد و شمار کے کئی کالم پرنٹ کرنے کی ضرورت ہے تو، زمین کی تزئین کی ترتیب تمام عنوانات ایک صفحے پر رکھ سکتی ہے. پھر، اگر ایک سے زیادہ شیٹس کی ضرورت ہو تو، ہر صفحے کے سب سے اوپر کالم عنوانات پرنٹ کریں.
• اگر چارٹ پرنٹ کئے جائیں تو، الگ الگ شیٹ میں منتقل کر کے کام کو آسان بنا سکتے ہیں.

02 کے 08

متعلقہ ڈیٹا میں خالص قطار یا کالم چھوڑ دو

خالی صفوں یا کالموں میں اعداد و شمار میزیں یا اعداد و شمار کے سلسلے میں لے جانے سے لے کر یہ ایکسل کی خصوصیات جیسے چارٹ، پیوٹ میزیں، اور بعض افعالوں کو مناسب طریقے سے استعمال کرنے میں بہت مشکل بن سکتا ہے.

قطار یا کالم میں خالی خلیوں میں بھی اعداد و شمار موجود ہیں جو اوپر کی تصویر میں دکھایا گیا ہے.

خالی خالی جگہوں کی غیر موجودگی ایکسل میں تمام متعلقہ اعداد و شمار کا پتہ لگانے اور منتخب کرنے کے لئے آسان بنائے گا اگر خصوصیات جیسے چھانٹ ، فلٹرنگ، یا آٹو سوم استعمال ہوتے ہیں.

بجائے قطار یا کالم چھوڑنے کے بجائے، اعداد و شمار کو توڑنے اور آسانی سے پڑھنے کے لئے آسان بنانے کے لئے بولڈ یا ان لائن لائن کا استعمال کرتے ہوئے سرحدوں یا شکل کی شکلیں اور لیبل کا استعمال کریں.

جب ممکن ہو اپنے ڈیٹا کالم وار درج کریں.

• اپنے سپریڈ شیٹ کو باہر نکالنے کے بعد، مندرجہ بالا اعداد و شمار کے ساتھ ٹیبل کے پہلے کالم کے سب سے اوپر ایک وضاحتی سرنگ رکھتا ہے.
• اگر ایک سے زائد ڈیٹا سیریز موجود ہے تو، ہر اعداد و شمار کے سلسلے کے عنوان کے ساتھ سب سے زیادہ کالمز (بائیں سے دائیں) میں دوسرے کے بعد انہیں ایک میں درج کریں.

الگ الگ ڈیٹا الگ الگ رکھیں

متعلقہ اعدادوشمار رکھنے کے ساتھ ساتھ ایک اہم وقت میں، ایک ہی وقت میں، یہ الگ الگ اعداد و شمار کے متعلقہ سلسلے کو برقرار رکھنے کے لئے مفید ثابت ہوسکتا ہے.

مختلف اعداد و شمار کے سلسلے یا ورک ڈیٹا پر دیگر اعداد و شمار کے درمیان خالی کالم یا قطاروں کو چھوڑ کر دوبارہ ایکسل کے لئے آسان طریقے سے ڈیٹا کے متعلقہ سلسلے یا میزوں کا پتہ لگانے اور منتخب کرنے کے لئے آسان بنائے گا.

03 کے 08

اکثر محفوظ کریں

آپ کے کام کو بچانے کی اہمیت اکثر کثرت سے نہیں ہوسکتی ہے - یا اکثر اکثر کہا جاتا ہے.

یقینا، اگر آپ کسی ویب پر مبنی اسپریڈ شیٹ استعمال کررہے ہیں - جیسے جیسے جیسے Google اسپریڈ شیٹس یا ایکسل آن لائن - پھر بچت ایک مسئلہ نہیں ہے، کیونکہ نہ ہی پروگرام میں کوئی اختیار محفوظ ہے لیکن اس کے بجائے، خود کار طریقے سے خصوصیت کے ساتھ کام کریں.

کمپیوٹر پر مبنی پروگراموں کے باوجود، دو یا تین تبدیلیوں کے بعد - یہ اعداد و شمار کو شامل کرنے، فارمیٹنگ تبدیل کرنے، یا ایک فارمولہ درج کرنے کے لۓ - ورکیٹ شیٹ کو بچانے کے.

اگر یہ بہت زیادہ لگتا ہے تو، کم از کم ہر دو یا تین منٹ بچاؤ.

اگرچہ گزشتہ چند سالوں میں کمپیوٹرز اور کمپیوٹر سافٹ ویئر کی استحکام میں بہتری ہوئی ہے، سافٹ ویئر اب بھی خراب ہوسکتا ہے، بجلی کی ناکامی اب بھی ہوتی ہے، اور دوسرے لوگوں کو کبھی بھی آپ کی طاقت کی ہڈی پر سفر کرتے ہیں اور اسے دیوار ساکٹ سے باہر نکال دیتے ہیں.

اور جب ایسا ہوتا ہے تو، ڈیٹا کے کسی بھی قسم کے نقصان - بڑے یا چھوٹے - صرف آپ کے کام کا بوجھ بڑھاتا ہے کیونکہ آپ پہلے سے ہی کئے گئے کاموں کو دوبارہ تعمیر کرنے کی کوشش کرتے ہیں.

ایکسل ایک آٹو بچت کی خصوصیت ہے، جو عام طور پر بہت اچھی طرح سے کام کرتا ہے، لیکن اس پر انحصار نہیں ہونا چاہئے. بار بار بچت کے ساتھ اپنے اپنے ڈیٹا کو محفوظ کرنے کی عادت میں حاصل کریں.

محفوظ کرنے کے لئے شارٹ کٹ

بچت کو ربن میں ماؤس منتقل کرنے اور شبیہیں پر کلک کرنے کے لئے غیر معمولی کام کی ضرورت نہیں ہے، کی بورڈ شارٹ کٹ مجموعہ کا استعمال کرتے ہوئے محفوظ کرنے کی عادت میں حاصل کریں:

Ctrl + S

دو مقامات میں محفوظ کریں

بچانے کا ایک اور پہلو جس سے تجاوز نہیں کیا جا سکتا آپ کو دو مختلف مقامات میں آپ کے ڈیٹا کو بچانے کی اہمیت ہے.

دوسری جگہ یہ ہے کہ ایک بیک اپ، اور بہت سے بار یہ کہا جاتا ہے، "بیک اپ انشورنس کی طرح ہیں: ایک ہے اور آپ شاید اس کی ضرورت نہ کریں گے، ایک نہیں ہے اور آپ شاید ہو گی".

بہترین بیک اپ یہ ہے کہ اصل سے مختلف جسمانی مقام میں ہے. سب کے بعد، اگر وہ فائل کی دو کاپیاں رکھنے کا موقع ہے تو

• وہی مشکل ڈرائیو ہے جو ناکام ہو جاتی ہے؟
• اسی کمپیوٹر پر، چوری ہو جاتا ہے؟
• اسی عمارت میں جو زمین پر جلا دیتا ہے؟

ویب پر مبنی بیک اپ

پھر، ایک بیک اپ بنانے کے لئے پریشان یا وقت سازی کا کام نہیں ہونا چاہئے.

اگر سیکورٹی ایک مسئلہ نہیں ہے - ورکیٹ شیٹ آپ کی ڈی وی ڈی کی فہرست ہے - اپنے آپ کو ویب میل کا استعمال کرکے ایک کاپی ای میل کریں تاکہ ایک کاپی سرور پر رہتا ہے.

اگر سیکورٹی ایک مسئلہ ہے تو، ویب اسٹوریج اب بھی ایک اختیار ہے - اس کمپنی کے ساتھ جس طرح اس چیز کو مشورہ دیتا ہے اور ایسا کرنے کے لئے فیس پر الزام لگایا جاتا ہے.

آن لائن اسپریڈشیٹس کے معاملے میں، ممکنہ طور پر، پروگرام کے مالک اپنے سرورز کو بیک اپ کرتے ہیں - اور اس میں تمام صارف کے ڈیٹا شامل ہیں. لیکن محفوظ ہونے کے لئے، فائل کا ایک کاپی اپنے کمپیوٹر پر ڈاؤن لوڈ کریں.

04 کی 08

اعداد و شمار کے کالم کے عنوانات کے طور پر استعمال نہ کریں اور اعداد و شمار کے ساتھ یونٹوں میں شامل نہ کریں

کالم کے اوپر اور قطار کے آغاز میں آپ کے اعداد و شمار کی شناخت کرنے کے لئے عنوانات کے اوپر استعمال کرتے ہیں، جیسا کہ وہ آپریشن کرتے ہیں جیسے جیسے بہت آسان ہوجاتے ہیں، لیکن ایسا کرنا جیسے 2012 - 2013 اور جیسے نمبروں کا استعمال نہ کریں.

جیسا کہ مندرجہ بالا تصویر میں دکھایا گیا ہے، صرف کالم اور قطار کے عنوانات کو غیر معمولی طور پر حساب میں شامل کیا جا سکتا ہے. اگر آپ کے فارمولے میں افعال موجود ہیں تو:

• آٹو سوم ،
• آٹو مییکس ،
• خود کار طریقے سے .

کہ خود کار طریقے سے ڈیٹا کے سلسلے کو انتخاب کے دلیل کے لئے منتخب کریں.

عام طور پر، اس طرح کے افعال سب سے پہلے اوپر کی تعداد کے کالموں کے لئے نظر آتے ہیں جہاں وہ واقع ہوتے ہیں اور پھر نمبروں کی قطار کے لئے بائیں طرف ہیں، اور کسی بھی عنوانات جو صرف نمبر ہیں منتخب کردہ رینج میں شامل ہوں گے.

قطار کے عنوانات کے طور پر استعمال ہونے والے اعداد و شمار کو کسی دوسرے ڈیٹا سیریز کے طور پر غلط بھی کیا جاسکتا ہے اگر ایک رینج کے طور پر منتخب کیا جاسکتا ہے بجائے محور کی لیبلز کے بجائے.

عنوان کے خلیات میں متن کے طور پر شکلیں شکل میں لکھتے ہیں یا متن والے لیبل کو مرتب کریں جن سے ہر نمبر سے پہلے apostrophe (') - جیسے' 2012 اور '2013 کی طرف سے. اشتروح سیل میں نہیں دکھاتا ہے، لیکن یہ اعداد و شمار کو متن میں تبدیل کر دیتا ہے.

عنوانات میں یونٹس رکھیں

نہ کریں: اعداد و شمار کے ساتھ ہر سیل میں کرنسی، درجہ حرارت، فاصلہ یا دیگر یونٹس درج کریں.

اگر آپ کرتے ہیں تو یہ ایک اچھا موقع ہے کہ ایکسل یا Google سپریڈ شیٹ آپ کے تمام اعداد و شمار متن کے طور پر دیکھیں گے.

اس کے بجائے، اس کالم کے سب سے اوپر کی عنوانات میں اکائیوں کی جگہ رکھو، جس طرح یہ ہوتا ہے، اس بات کو یقینی بنائے گا کہ ان عنوانات کم از کم متن ہیں اور اس سے اوپر پر بحث کی جائے گی.

بائیں طرف متن، دائیں نمبر

یہ بتانے کا ایک فوری طریقہ ہے کہ اگر آپ کے پاس متن یا نمبر کا ڈیٹا ہے تو سیل میں اعداد و شمار کی سیدھ کی جانچ پڑتال کرنا ہے. ڈیفالٹ کی طرف سے، ٹیکسٹ ڈیٹا ایکسل اور Google اسپریڈ شیٹ میں بائیں طرف منسلک ہوتا ہے اور نمبر کے اعداد و شمار سیل میں دائیں جانب منسلک ہوتا ہے.

اگرچہ یہ ڈیفالٹ سیدھا آسانی سے تبدیل کیا جاسکتا ہے، فارمیٹنگ عام طور پر لاگو نہیں ہوتا جب تک کہ تمام اعداد و شمار اور فارمولے درج نہیں ہوسکتے ہیں، لہذا پہلے سے طے شدہ سیدھ آپ کو ابتدائی طور پر ایک اشارہ دے سکتا ہے کہ اس کے ورثے میں کچھ کچھ نہیں ہے.

فی صد اور کرنسی علامات

ورکیٹیٹ میں تمام اعداد و شمار میں داخل کرنے کے لئے بہترین عمل صرف سادہ نمبر درج کرنا ہے اور اس کے بعد سیل کو صحیح طریقے سے ظاہر کرنے کے لئے سیل کی شکل دی جاتی ہے - اور اس میں فی صد اور کرنسی رقم بھی شامل ہے.

تاہم، ایکسل اور گوگل اسپریڈ شیٹ، فیصد علامات کو قبول کرتے ہیں جو نمبر کے ساتھ ساتھ سیل میں ٹائپ کیے جاتے ہیں اور دونوں کو مشترکہ کرنسی علامات، جیسے ڈالر کے نشان ($) یا برطانوی پونڈ علامت (£) کو تسلیم کیا جاتا ہے تو وہ ٹائپ کر رہے ہیں. اعداد و شمار کے اعداد و شمار کے ساتھ سیل، لیکن جنوبی افریقی رینڈ (R) جیسے دیگر کرنسی کے علامات، اس کا امکان متن کے طور پر تفسیر کی جائے گی.

ممکنہ مسائل سے بچنے کے لئے، مندرجہ بالا ذکر پریکٹس پر عمل کریں اور کرنسی کی علامت میں ٹائپ کرنے کے بجائے رقم کے لئے سیل کی شکل میں داخل کریں.

05 کے 08

فارمولوں میں سیل حوالہ جات اور نامزد رنگوں کا استعمال کریں

سیل کے حوالہ جات اور نامزد حدود دونوں فارمولوں میں استعمال کی جاسکتی ہیں اور یہ فارمولہ اور توسیع، پورے کام کی شیٹ، غلطیوں سے پاک اور تاریخ تک رکھنے کے لئے تیز اور آسان بنانے کے لئے استعمال کیا جاسکتا ہے.

• سیل حوالہ کالم خط اور سیل کی قطار کی تعداد کا ایک مجموعہ ہے - جیسے A1، B23، اور W987 - اور ایک ورق میں ڈیٹا کا مقام کی شناخت کے لئے استعمال کیا جاتا ہے.
• ایک نامزد کردہ رینج یا وضاحت شدہ نام سیل حوالہ کی طرح ہی ہے جس میں یہ ایک ورق میں ایک سیل یا حدود کی رینج کی شناخت کے لئے استعمال کیا جاتا ہے.

فارمولا میں فارمیٹنگ ڈیٹا

حسابات کو انجام دینے کے لئے ایکسل میں فارمولا استعمال کیا جاتا ہے - جیسے اضافی یا خارج ہونے والا.

اگر اصل تعداد فارمولوں میں شامل ہیں - جیسے:

= 5 + 3

ہر بار جب اعداد و شمار میں تبدیلی 7- 6 سے ہوتی ہے تو، فارمولہ کو ترمیم کرنے کی ضرورت ہے اور اعداد و شمار تبدیل ہوجاتے ہیں تو فارمول بن جاتا ہے:

= 7 + 6

اگر، اس کے بجائے، اعداد و شمار ورق میں خلیات میں داخل ہوتا ہے، سیل حوالہ جات یا رینج نام - نمبروں کے بجائے فارمولا میں استعمال کیا جا سکتا ہے.

اگر نمبر 5 سیل A1 اور 3 میں سیل A2 میں داخل ہو جاتا ہے تو، فارمولا بن جاتا ہے:

= A1 + A2

اعداد و شمار کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے، خلیات A1 ​​اور A2 کے مندرجات کو تبدیل کریں، لیکن فارمولہ ایک ہی رہتا ہے - ایکسل خود بخود فارمولا کے نتائج کو اپ ڈیٹ کرتا ہے.

وقت اور کوشش میں بچت بڑھتی ہوئی ہے اگر ورکیٹ شیٹ میں زیادہ پیچیدہ فارمولہ شامل ہیں اور اگر متعدد فارمولس اسی اعداد و شمار کا حوالہ دیتے ہیں کیونکہ اعداد و شمار کی ضرورت صرف ایک جگہ میں تبدیل ہوتی ہے اور اس کا حوالہ دینے والے تمام فارمولا کو اپ ڈیٹ کیا جائے گا.

سیل حوالوں یا نامزد حدود کا استعمال کرتے ہوئے آپ کے کام کا شیٹ بھی محفوظ بناتا ہے، کیونکہ یہ آپ کو قابل رسائی تبدیل کرنے والے ڈیٹا سیلز کو چھوڑنے کے دوران حادثے میں تبدیلیوں سے فارمولوں کی حفاظت کرنے کی اجازت دیتا ہے.

ڈیٹا پر اشارہ کرتے ہوئے

ایکسل اور Google اسپریڈ شیٹ کی ایک اور خصوصیت یہ ہے کہ وہ آپ کو سیل کے حوالہ جات یا رینج ناموں میں داخل کرنے کے ذریعہ فارمولا میں درج کرنے کی اجازت دیتا ہے - جس میں فارمولا میں حوالہ درج کرنے کے لئے سیل پر کلک کرنا شامل ہے.

اشارہ غلط سیل ریفرنس میں ٹائپنگ یا ایک رینج نام کو مسکرانے کی وجہ سے غلطیوں کی امکانات کو کم کر دیتا ہے.

ڈیٹا منتخب کرنے کیلئے نامزد رنگوں کا استعمال کریں

متعلقہ اعداد و شمار کے کسی علاقے کو دینا ایک نام اس طرح کے کاموں کو منتخب کرنے یا فلٹرنگ کرتے وقت ڈیٹا کو منتخب کرنا آسان بن سکتا ہے.

اگر ڈیٹا کے علاقے میں تبدیلی کا سائز، نام کا رینجر نام کا استعمال کرکے آسانی سے ترمیم کیا جا سکتا ہے .

06 کے 08

غیر محفوظ شدہ فارمولوں پر مشتمل سیلز کو چھوڑ دو

بہت سارے وقت خرچ کرنے کے بعد ان کے فارمولا درست اور درست سیل حوالہ جات کا استعمال کرتے ہوئے، بہت سے افراد حادثات یا جانبدار تبدیلیوں سے متاثر ہونے والے ان فارمولوں کو چھوڑنے کی غلطی کرتے ہیں.

خلیوں میں اعداد و شمار میں کارپیٹ میں رکھنے اور اس کے بعد فارمولوں میں اس کا حوالہ دیتے ہوئے، خلیوں کو فارمولا کو بند کردیا جا سکتا ہے اور اگر ضروری ہو تو پاس ورڈ کو محفوظ رکھنے کے لئے محفوظ کیا جاتا ہے.

اسی وقت، اعداد و شمار پر مشتمل خلیوں کو کھلا دیا جاسکتا ہے تاکہ اسپریڈ شیٹ کو رکھنے کے لئے تبدیلیاں آسانی سے داخل ہوسکیں.

ایک ورق یا ورکشاپ کی حفاظت دو قدم قدم ہے:

1. اس بات کو یقینی بنائیں کہ صحیح خلیات بند ہیں
2. حفاظتی شیٹ کا اختیار اپنائیں - اور اگر مطلوبہ ہو تو، پاسورڈ شامل کریں

07 سے 08

اپنا ڈیٹا ترتیب دیں

اپنے داخل ہونے کے بعد اپنے ڈیٹا کو درج کریں.

ایکسل یا گوگل اسپریڈ شیٹ میں غیر معمولی اعداد و شمار کی چھوٹی مقدار کے ساتھ کام کرنا عام طور پر ایک مسئلہ نہیں ہے، لیکن اعداد و شمار میں اضافے کی وجہ سے اس سے مؤثر طریقے سے کام کرنا مشکل ہے.

ترتیب کردہ ڈیٹا کو سمجھنے اور تجزیہ کرنے کے لئے آسان ہے اور کچھ افعال اور اوزار، جیسے کہ LOOKUP اور SUBTOTAL صحیح نتائج کو واپس کرنے کے لئے ترتیب کردہ ڈیٹا کی ضرورت ہوتی ہے.

اس کے علاوہ، مختلف طریقوں سے آپ کے اعداد و شمار کو چھانٹ کر اس رجحانات کو آسان بنانے میں آسان ہوسکتا ہے جو پہلے سے واضح نہ ہو.

ترتیب کردہ ڈیٹا کو منتخب کرنے کے لئے

اعداد و شمار کو حل کرنے سے پہلے، ایکسل کو مناسب طریقے سے جاننے کی ضرورت ہے، اور عام طور پر، متعلقہ اعداد و شمار کے علاقوں کو منتخب کرنے میں ایکسل بہت اچھی ہے - جب تک اس میں درج ہو گیا تھا،

1. متعلقہ اعداد و شمار کے علاقے کے اندر کوئی خالی قطار یا کالم باقی نہیں رہیں؛
2. اور متعلقہ اعداد و شمار کے علاقوں کے درمیان خالی قطاروں اور کالموں کو چھوڑ دیا گیا تھا.

اگر ایکسل ڈیٹا بیس فیلڈ کے نام میں موجود ہے اور اس قطار کو ریکارڈ کرنے سے ریکارڈ کرنے کے لۓ ایکسل بھی صحیح طریقے سے مقرر کرے گا.

تاہم، ایکسل کے مطابق رینج منتخب کرنے کی اجازت دیتا ہے خطرناک ہوسکتا ہے - خاص طور پر اعداد و شمار کے بڑے پیمانے پر جو چیک کرنے کے لئے مشکل ہیں.

ڈیٹا منتخب کرنے کے لئے نام کا استعمال کرتے ہوئے

اس بات کو یقینی بنانے کیلئے درست ڈیٹا منتخب کیا جاسکتا ہے، اس سلسلے کو شروع کرنے سے قبل رینج کو اجاگر کریں.

اگر اسی حد تک بار بار ترتیب دیا جاسکتا ہے تو، بہترین نقطہ نظر اسے ایک نام دینا ہے.

اگر ایک نام متعین شدہ سلسلہ کے لئے مقرر کیا جاتا ہے تو، نام کو نام باکس میں لکھیں ، یا متعلقہ ڈراپ ڈاؤن فہرست سے منتخب کریں اور اکسل خود بخود ڈیٹا بیس میں ڈیٹا کی صحیح رینج کو خود بخود اجاگر کرے گا.

پوشیدہ قطاروں اور کالموں اور ترتیب دیں

پوشیدہ قطاریں اور اعداد و شمار کے ستونوں کو چھانٹنے کے دوران منتقل نہیں کیا جاسکتا ہے، لہذا ان کی طرح سے پہلے ان کو غیر منحصر ہونے کی ضرورت ہے.

مثال کے طور پر، اگر قطار 7 پوشیدہ ہے، اور یہ اعداد و شمار کی ایک قطار کا حصہ ہے جس کی طرح، اس طرح کے نتیجے میں اس کے صحیح مقام پر منتقل ہونے کی بجائے یہ قطار 7 کے طور پر رہیں گے.

اسی کے اعداد و شمار کے کالم کے لئے جاتا ہے. قطاروں کی طرف سے ترتیبات کے اعداد و شمار کے کالموں کو دوبارہ ترتیب دینا شامل ہے، لیکن اگر کالم بی ترتیب سے پہلے پوشیدہ ہے، تو وہ کالم بی کے طور پر باقی رہیں گے اور اس ترتیب کے سلسلے میں دیگر کالمز کے ساتھ دوبارہ ترتیب نہیں دیا جائے گا.

08 کے 08

نمبرز نمبرز کے طور پر تمام نمبروں کو ہونا چاہئے

مسئلہ: چیک کریں کہ تمام نمبروں کو نمبروں کے طور پر محفوظ کیا جاتا ہے. اگر نتائج آپ کی توقع نہیں کی جاتی ہیں، تو کالم میں اعداد و شمار کو متن کے طور پر محفوظ کیا جاسکتا ہے اور نمبروں کے طور پر نہیں ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر، کچھ اکاونٹنگ سسٹم سے درآمد کردہ منفی نمبروں یا کسی اہم نمبر کے ساتھ درج کردہ نمبر (متناسب) کو متن کے طور پر محفوظ کیا جاتا ہے.

جب آپ فوری طور پر AZ یا ZA بٹن کے ساتھ ڈیٹا ترتیب دیں تو، چیزیں بہت برا ہوسکتی ہیں. اگر اعداد و شمار کے اندر ایک خالی قطار یا خالی کالم موجود ہے تو اعداد و شمار کا حصہ ترتیب دیا جاسکتا ہے، جبکہ دیگر اعداد و شمار کو نظر انداز کیا جاتا ہے. اگر آپ کے پاس ہونے والے گندگی کا تصور کریں تو، اگر نام اور فون نمبر اب مماثلت نہ ہو، یا احکامات غلط گاہکوں پر جائیں!

اس بات کا یقین کرنے کا سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ اعداد و شمار کی صحیح رینج منتخب کرنے سے پہلے منتخب کریں.

دوسرا فرض یہ ہے کہ ایکسل کی قسم بالکل ٹھیک ہے. اگر آپ کو ایک واحد سیل منتخب کیا جاتا ہے تو، ایکسل کسی حد تک ایک یا زیادہ خالی کالمز اور قطاروں کی طرف سے حد (منتخب Ctrl + Shift + 8 دباؤ کی طرح) منتخب کرنے کے لئے انتخاب کو توسیع دیتا ہے. اس کے بعد منتخب کردہ رینج میں پہلی قطار کی جانچ پڑتال کرنے کا تعین ہوتا ہے تاکہ یہ معلوم ہو کہ اس میں ہیڈر کی معلومات ہوتی ہے یا نہیں.

یہ ہے، جہاں ٹول بار کے اوزار کے ساتھ چھانٹ مشکل ہوسکتا ہے - آپ ہیڈر (آپ کا فرض ہے کہ آپ کو ایک ہیڈر کے طور پر تسلیم کرنے کے لئے ایکسل کے لئے کچھ بلکہ سخت ہدایات کو پورا کرنا ضروری ہے). مثال کے طور پر، اگر ہیڈر قطار میں کوئی خالی خلیات موجود ہیں تو، ایکسل کو لگتا ہے کہ یہ ہیڈر نہیں ہے. اسی طرح، اگر ہیڈر قطار ڈیٹا کی حد میں دوسری صفوں کے طور پر فارمیٹ کیا جاتا ہے، تو یہ اسے پہچان نہیں سکتا. اس کے ساتھ ساتھ، اگر آپ کا ڈیٹا ٹیبل مکمل طور پر ٹیکسٹ پر ہوتا ہے اور آپ کے ہیڈر قطار میں کوئی بھی متن نہیں ہے لیکن متن، ایکسل ہیڈر قطار کو تسلیم کرنے کے لئے تقریبا وقت میں ناکام ہوجائے گی. (قطار ایک اور ڈیٹا قطار کی طرح ایکسل پر نظر آتا ہے.)

صرف رینج منتخب کرنے اور اس کا تعین کرنے کے بعد ہی ہیڈر قطار موجود ہے، ایکسل ایک مخصوص نمونہ کرے گا. نتائج کے ساتھ آپ کتنے خوش ہیں اس پر انحصار کرتا ہے کہ کیا ایکسل ایک رینج انتخاب اور ہیڈر قطار کا تعین دونوں حق حاصل کرتا ہے. مثال کے طور پر، اگر ایکسل آپ کو ایک ہیڈر قطار نہیں لگتا ہے، اور آپ کرتے ہیں، تو آپ کا ہیڈر ڈیٹا کے جسم میں ترتیب دیا جاتا ہے؛ یہ عام طور پر ایک خراب چیز ہے.

اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کا ڈیٹا رینج درست طریقے سے پہچان لیا جاتا ہے، دیکھنے کیلئے Ctrl + Shift + 8 شارٹ کٹ کا استعمال کریں. یہ کیا ہوگا. اگر یہ آپ کی توقعات سے مطابقت نہیں رکھتا، تو آپ کو اپنی ٹیبل میں اعداد و شمار کے کردار میں ترمیم کرنے کی ضرورت ہے، یا آپ ترتیب ڈائل باکس کے استعمال سے پہلے ڈیٹا کی حد منتخب کرنے کی ضرورت ہے.

اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کی سرخی درست طریقے سے تسلیم کیا جاتا ہے، ڈیٹا کی حد کو منتخب کرنے کیلئے Ctrl + Shift + 8 شارٹ کٹ کا استعمال کریں، پھر پہلی قطار کو دیکھیں. اگر آپ کے ہیڈر میں پہلی قطار میں منتخب ہونے والوں میں خالی خلیات موجود ہیں یا پہلی قطار دوسری قطار کی طرح ہی شکل کی جاتی ہے، یا آپ کے پاس ایک سے زیادہ ہیڈر قطار منتخب ہوجائے ہیں، تو ایکسل کو آپ کو کوئی ہیڈر صف نہیں ہے. اس کو درست کرنے کے لئے، اپنے ہیڈر قطار میں تبدیلیوں کو یقینی بنانے کیلئے یہ یقینی بنائیں کہ یہ ایکسل کی طرف سے مناسب طریقے سے پہچان لیا جائے.

آخر میں، اگر آپ کے ڈیٹا کی میز کثیر صف کے ہیڈر کا استعمال کرتا ہے تو سب شرط بند ہوسکتے ہیں. ایکسل ان کو تسلیم کرنے میں مشکل وقت ہے. جب آپ اس ہیڈر میں خالی صفوں کو شامل کرنے کی توقع کرتے ہیں تو آپ کو اس مسئلے کو پیچھا کرنا ہے. یہ صرف خود کار طریقے سے نہیں کر سکتا. تاہم، آپ کر سکتے ہیں، صرف اس قطعے سے قطع نظر تمام صفوں کو منتخب کریں جو آپ چاہتے ہیں. دوسرے الفاظ میں، آپ کو ایکسل کو ترتیب دینے کے لئے مخصوص میں مخصوص ہونا؛ ایکسل آپ کے لئے مفادات کو مت چھوڑیں.
ٹیکس کے طور پر تاریخی تاریخ اور ٹائمز

اگر تاریخ کی نمائش کے نتائج کے طور پر متوقع نہیں ہو تو، ترتیب میں کلیدی کے کالم کے اعداد و شمار ہو سکتا ہے کہ تاریخوں اور اعداد و شمار کے اعداد و شمار کے لحاظ سے ذخیرہ شدہ تاریخوں کے بجائے ذخیرہ شدہ اعداد و شمار کے مطابق تاریخ (تاریخوں اور بار صرف فارمیٹ کردہ نمبر ڈیٹا ہیں).

مندرجہ بالا تصویر میں، اے پیٹرسن کا ریکارڈ فہرست کے نچلے حصے میں ختم ہوا جب قرضے کی بنیاد پر 5 نومبر 2014 کو ریکارڈ کیا گیا تھا. ریکارڈ کے اوپر ریکارڈ رکھا جانا چاہئے. ولسن 5 نومبر کے قرضے کی تاریخ ہے.

غیر متوقع نتائج کا سبب یہ ہے کہ اے پیٹرسن کے لئے قرضے کی تاریخ کو ایک نمبر کے بجائے متن کے طور پر محفوظ کیا گیا ہے.
مخلوط ڈیٹا اور فوری ترتیبات.

متن اور نمبر کے اعداد و شمار والے ریکارڈوں کے فوری طریقے سے استعمال کرتے وقت مل کر مخلوط ہوتے ہیں، ایکسل کو الگ الگ نمبر اور ٹیکسٹ ڈیٹا الگ کرتا ہے - ریکارڈ فہرست کے نچلے حصے میں ریکارڈ ڈیٹا کے ساتھ ریکارڈ رکھتا ہے.

ایکسل میں کالم عنوانات بھی شامل نتائج میں شامل ہوسکتے ہیں - ان کو ڈیٹا بیس کی میز کے بجائے فیلڈ کے نام کے بجائے ٹیکسٹ ڈیٹا کی ایک اور قطار کے طور پر تفسیر دیتے ہیں.
انتباہ ترتیب دیں - ترتیب ڈائیلاگ باکس

جیسا کہ مندرجہ بالا تصویر میں دکھایا جاتا ہے، اگر ترتیب کے ڈائیلاگ کا باکس استعمال کیا جاتا ہے، یہاں تک کہ ایک کالم پر بھی بدلنے کے لئے، ایکسل ایک پیغام کو انتباہ کرتا ہے کہ اس نے متن کے طور پر محفوظ کردہ ڈیٹا کا سامنا کیا ہے اور آپ کو یہ اختیار فراہم کرتا ہے:

کسی بھی چیز کو ترتیب دیں جو نمبر کے طور پر نمبر کی طرح لگ رہا ہے
الگ الگ متن کے طور پر محفوظ کردہ نمبروں اور نمبریں

اگر آپ پہلے اختیار کا انتخاب کرتے ہیں تو، ایکسل کو ٹیکسٹ ڈیٹا کو صحیح نتائج کے صحیح نتائج میں رکھنے کی کوشش کرے گی.

دوسرا اختیار منتخب کریں اور ایکسل اس طرح کے نتائج کے نچلے حصے میں متن کے اعداد و شمار پر مشتمل رکھیں گے - جیسے جیسے یہ فوری طور پر کرتا ہے.