اعداد و شمار میں داخل ہونے کے لئے قدم بہ قدم ہدایات
ڈیٹا بیس انٹری فارم میں بنایا گیا ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل ڈیٹا بیس میں اعداد و شمار درج کرنے کا ایک تیز اور آسان طریقہ ہے.
فارم کا استعمال کرتے ہوئے آپ کو:
- ایک نئی ڈیٹا بیس کی میز شروع کریں یا موجودہ ریکارڈ میں نئے ریکارڈ شامل کریں
- ایک وقت میں ڈیٹا ریکارڈز کے ذریعے سکرال کریں
- مخصوص معلومات پر مشتمل ریکارڈوں کی تلاش کریں
- ضرورت کے مطابق انفرادی ریکارڈز کو ترمیم یا حذف کریں
فوری رسائی کے ٹول بار میں ڈیٹا انٹری فارم آئکن کو شامل کرنے کے بارے میں
ڈیٹا اندراج فارم ایکسل کے بلٹ ان ڈیٹا بیس میں سے ایک ہے. اس کو استعمال کرنے کے لئے آپ سب کو استعمال کرنے کے لئے کالم عنوانات آپ کے ڈیٹا بیس میں استعمال کرنے کے لئے فراہم کرتے ہیں، فارم آئیکن پر کلک کریں، اور ایکسل باقی کریں گے.
تاہم، ایکسل 2007 کے بعد سے، چیزیں زیادہ چیلنج کرنے کے لئے مائیکروسافٹ نے ربن پر فارم آئکن کو شامل کرنے کا انتخاب نہیں کیا.
ڈیٹا انٹری فارم کا استعمال کرنے کا پہلا قدم فارم آئیکن فوری رسائی کے ٹول بار پر شامل کرنا ہے تاکہ ہم اسے استعمال کرسکیں.
یہ ایک وقت کا آپریشن ہے. ایک بار شامل، ایک بار فوری رسائی ٹول بار پر فارم کا آئکن موجود ہے.
ڈیٹا انٹری فارم بٹن تلاش کرنا
فوری رسائی کے ٹول بار ایکسل میں اکثر استعمال کردہ خصوصیات پر شارٹ کٹس کو ذخیرہ کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. یہ بھی ہے جہاں آپ اکیل کی خصوصیات میں شارٹ کٹس شامل کرسکتے ہیں جو ربن پر دستیاب نہیں ہیں.
ان خصوصیات میں سے ایک ڈیٹا انٹری فارم ہے.
ڈیٹا فارم ایکسل ڈیٹا بیس کی میز میں ڈیٹا کو شامل کرنے کے لئے ایک تیز اور آسان طریقہ ہے.
تاہم، کسی وجہ سے، مائیکرو مائیکروسافٹ کا انتخاب ایکسل 2007 سے شروع ہونے والے ربن کے ٹیب میں سے کسی کو شامل نہ کرنا.
مندرجہ ذیل اقدامات ہیں جو آپ کو فارم آئکن کو کس طرح فوری رسائی کے ٹول بار میں شامل کرنے کا طریقہ دکھائے گی.
ڈیٹا فارم فوری رسائی ٹول بار میں شامل کریں
- ڈراپ ڈاؤن مینو کو کھولنے کے لئے فوری رسائی کے ٹول بار کے اختتام پر نیچے تیر پر کلک کریں.
- فوری رسائی ٹول بار ڈائل باکس کو اپنی مرضی کے مطابق کھولنے کے لئے فہرست سے مزید حکمیں منتخب کریں.
- ڈراپ ڈاؤن مینو کو کھولنے کے لئے لائن سے کمانڈ منتخب کریں کے آخر میں نیچے تیر پر کلک کریں.
- بائیں ہاتھ کی پین میں ایکسل 2007 میں دستیاب تمام حکموں کو دیکھنے کے لئے فہرست سے تمام حکمیں منتخب کریں.
- فارم کمانڈ کو تلاش کرنے کے لئے اس حروف تہجی کی فہرست کے ذریعے سکرال.
- فوری رسائی کے ٹول بار پر فارم کمانڈ میں شامل کرنے کیلئے کمانڈ پینس کے درمیان شامل کریں بٹن پر کلک کریں.
- ٹھیک ہے پر کلک کریں.
فارم کے بٹن کو اب فوری رسائی ٹول بار میں شامل کیا جانا چاہئے.
ڈیٹا بیس فیلڈ ناموں کو شامل کرنا
جیسا کہ پہلے ذکر کیا گیا ہے، ہم ہمیں ایک ڈیٹا بیس میں استعمال کرنے کے لئے کالم عنوانات یا میدان کے نام فراہم کرنے کے لئے ایکسل میں ڈیٹا انٹری فارم کا استعمال کرنے کی ضرورت ہے.
فارم میں میدان کے نام کو شامل کرنے کا آسان ترین طریقہ یہ ہے کہ وہ آپ کے ورکیٹٹ میں خلیات میں ٹائپ کریں. آپ فارم میں 32 فیلڈ نام شامل کر سکتے ہیں.
مندرجہ ذیل عنوانات کو A1 سے E1 تک درج کریں:
طالب علم کی شناخت
آخری نام
ابتدائی
عمر
پروگرام
ڈیٹا انٹری فارم کھول رہا ہے
ڈیٹا انٹری فارم کھول رہا ہے
- فعال سیل بنانے کے لئے سیل A2 پر کلک کریں.
- فارم آئکن پر کلک کریں جو صفحہ 2 پر فوری رسائی ٹول بار میں شامل کیا گیا تھا.
- فارم آئیککن پر کلک کرنے سے ایک پیغام باکس کو فارم میں عنوانات شامل کرنے کے متعلق ایک سے زیادہ اختیارات پر مشتمل ایکسل باکس لے آئے گا.
- چونکہ ہم نے فیلڈ کے ناموں میں پہلے سے ہی ٹائپ کیا ہے، ہم اس عنوان کے طور پر استعمال کرنا چاہتے ہیں جسے ہم سب کرنا ہے، پیغام باکس میں ٹھیک پر کلک کریں .
- جس فارم پر مشتمل تمام فیلڈ کے نام اسکرین پر ظاہر ہوتے ہیں.
فارم کے ساتھ ڈیٹا ریکارڈز کو شامل کرنا
فارم کے ساتھ ڈیٹا ریکارڈز کو شامل کرنا
ڈیٹا بیس کے عنوانات کو ڈیٹا بیس میں ریکارڈ شامل کرنے کے بعد شامل کرنے کے بعد، صرف ایک درست فارم میں اعداد و شمار میں ٹائپ کرنے کا معاملہ فارم فارم کے شعبوں میں ہوتا ہے.
مثال کے طور پر ریکارڈز
اعداد و شمار میں درج ذیل ریکارڈوں کو درست عنوانات کے آگے فارم کے شعبوں میں شامل کرکے درج کریں. دوسرا ریکارڈ درج کرنے کے بعد دوسرا ریکارڈ کے لئے فیلڈز کو صاف کرنے کے بعد نیا بٹن پر کلک کریں.
StudentID : SA267-567
آخری نام : جونز
ابتدائی : بی
عمر : 21
پروگرام : زبانیں
StudentID : SA267-211
آخری نام : ولیمز
ابتدائی : جے
عمر : 19
پروگرام : سائنس
ٹپ: اعداد و شمار کی شناختی اعداد و شمار (جیسے ڈیش مختلف ہوتے ہیں صرف اعداد و شمار) جیسے اعداد و شمار درج کرنے کے بعد، ڈیٹا انٹری کی تیز رفتار اور آسان بنانے کیلئے کاپی اور پیسٹ کا استعمال کریں.
باقی ڈیٹا کو ٹیوٹوریل ڈیٹا بیس میں شامل کرنے کے لئے، مندرجہ بالا تصویر میں موجود باقی اعداد و شمار درج کرنے کے لئے فارم کا استعمال کریں تاکہ اوپر سے A4 سے E11 تک.
فارم کے ساتھ ڈیٹا ریکارڈز کو شامل کرنے (نہیں)
باقی ڈیٹا کو ٹیوٹوریل ڈیٹا بیس میں شامل کرنے کے لئے، یہاں خلیج A4 سے E11 تک تصویر میں باقی باقی اعداد و شمار درج کرنے کیلئے فارم کا استعمال کریں.
فارم کے ڈیٹا ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے
ڈیٹا بیس کے ساتھ ایک اہم مسئلہ ڈیٹا کی سالمیت کو برقرار رکھتا ہے جیسا کہ فائل میں سائز میں اضافہ ہوتا ہے. اس کی ضرورت ہے:
- ڈیٹا غلطیوں کو فکسنگ یا انفرادی ریکارڈ کو اپ ڈیٹ کرنا.
- غیر معمولی یا ڈپلیکیٹ ریکارڈ حذف کرنا.
ڈیٹا انٹری فارم میں دائیں ہاتھ کے ساتھ کئی اوزار شامل ہوتے ہیں جو ڈیٹا بیس سے ریکارڈ تلاش کرنے اور اسے درست کرنے کے لئے آسان بناتا ہے.
یہ اوزار ہیں:
- پچھلے بٹن تلاش کریں اور اگلے بٹن تلاش کریں - یہ آپ کو ایک وقت میں بیس بیس ڈیٹا بیس ایک ریکارڈ سے آگے اور پیچھے سکرال کرنے کی اجازت دیتا ہے.
- حذف کریں بٹن - یہ ڈیٹا بیس سے ریکارڈ کو حذف کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے.
- بحال بٹن - اس بٹن کو ترمیم کیا جا رہا ہے ریکارڈ میں تبدیلیوں کو واپس کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے. کبھی کبھار، ہم ریکارڈ میں غلط تبدیلیاں کرتے ہیں یا مکمل طور پر غلط ریکارڈ بھی ترمیم کرتے ہیں. اگر ایسا ہے تو، بحال بٹن کو ان تبدیلیوں کو واپس کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.
- نوٹ: بحال شدہ بٹن صرف اس وقت تک کام کرتا ہے جب تک ریکارڈ میں ریکارڈ موجود نہیں ہے. جیسے ہی آپ کسی دوسرے ریکارڈ تک رسائی حاصل کرتے ہیں یا فارم کو بند کرتے ہیں، بحال کریں بٹن غیر فعال ہوجاتا ہے.
- معیار کا بٹن آپ مخصوص ڈیٹا، جیسے نام، عمر، یا پروگرام کے مطابق ریکارڈ کے لئے ڈیٹا بیس کو تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے. معیار کے بٹن کے استعمال کا ایک مثال سبق کے اگلے مرحلے میں شامل ہے.
ایک فیلڈ کا نام استعمال کرتے ہوئے ریکارڈز تلاش کرنا
معیار کا بٹن آپ کو ایک یا زیادہ فیلڈ نام، جیسے نام، عمر، یا پروگرام کا استعمال کرتے ہوئے ریکارڈ کے لئے ڈیٹا بیس کو تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے.
ایک فیلڈ کا نام استعمال کرتے ہوئے ریکارڈز تلاش کرنا
- فارم میں معیار کے بٹن پر کلک کریں.
- معیار کے بٹن پر کلک کرنے کے تمام فارم شعبوں کو صاف کرتا ہے لیکن ڈیٹا بیس سے کسی بھی ڈیٹا کو دور نہیں کرتا.
- پروگرام کے فیلڈ پر کلک کریں اور آرٹس لکھیں جب ہم کالج میں آرٹس پروگرام میں داخل ہونے والے طلباء کے لئے تلاش کرنا چاہتے ہیں.
- اگلا بٹن تلاش کریں پر کلک کریں. ایچ تھامسن کے لئے ریکارڈ فارم میں حاضر ہونا چاہئے جیسا کہ وہ آرٹس پروگرام میں داخل ہو چکا ہے.
- دوسرا اور تیسری بار تلاش کریں پر کلک کریں اور جے گیمبر اور ڈبلیو ہنڈرسن کے لئے ریکارڈ دوسرے کے بعد ایک دوسرے کے طور پر ہونا چاہئے کے طور پر وہ بھی آرٹس پروگرام میں داخل کیا جاتا ہے.
اس سبق کا دوسرا مرحلہ بھی ریکارڈز تلاش کرنے کا ایک مثال بھی شامل ہے جو متعدد معیار سے ملتا ہے.
ایک سے زیادہ فیلڈ نام کا استعمال کرتے ہوئے ریکارڈز کے لئے تلاش کرنا
اس مثال میں ہم تمام طالب علموں کو تلاش کریں گے جو 18 سال کی عمر میں ہیں اور کالج میں آرٹس پروگرام میں داخل ہوئے ہیں. صرف وہی ریکارڈ ہیں جو دونوں معیاروں سے مل کر فارم میں پیش کئے جائیں.
- فارم میں معیار کے بٹن پر کلک کریں.
- عمر فیلڈ پر کلک کریں اور 18 ٹائپ کریں.
- پروگرام کے میدان میں کلک کریں اور آرٹس درج کریں.
- اگلا بٹن تلاش کریں پر کلک کریں. ایچ تھامسن کے لئے ریکارڈ فارم میں حاضر ہونا چاہئے کیونکہ وہ 18 سال کی عمر میں ہے اور آرٹس پروگرام میں داخل ہو چکا ہے.
- دوسرا وقت تلاش کریں اگلا بٹن پر کلک کریں اور جے گہام کے لئے ریکارڈ ہونا چاہئے کیونکہ وہ بھی 18 سال کی عمر میں ہے اور آرٹس پروگرام میں داخلا ہے.
- اگلی بٹن کو تیسرے بار پر کلک کریں اور جے گیمھم کے لئے ریکارڈ ابھی بھی نظر آئیں کیونکہ چونکہ کوئی دوسرا ریکارڈ نہیں ہے جو دونوں معیار سے ملتا ہے.
ڈبلیو ہینڈسنسن کا ریکارڈ اس مثال میں نہیں دکھایا جاسکتا ہے، اگرچہ، وہ آرٹس پروگرام میں داخلہ دی جاتی ہے، وہ 18 سال کی عمر نہیں ہے لہذا وہ دونوں کے تلاش کے معیار سے متفق نہیں ہیں.