ایکسل کے مطابق نسبتا ڈیٹا بیس کے پروگراموں کے ڈیٹا مینجمنٹ صلاحیتوں جیسے SQL سرور اور مائیکروسافٹ رسائی نہیں ہے. تاہم یہ کیا کرسکتا ہے، تاہم، ایک سادہ یا فلیٹ فائل ڈیٹا بیس کے طور پر کام کرتا ہے جس میں ڈیٹا مینجمنٹ کی ضروریات کو بہت سے حالات میں بھرتی ہے.
ایکسل میں، ڈیٹا ورکس کے قطار اور کالمز کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا ٹیبل میں منظم کیا جاتا ہے. پروگرام کے مزید حالیہ ورژن میں ٹیبل کی خصوصیت ہے ، جس میں اعداد و شمار داخل کرنے، ترمیم، اور جوڑی کرنا آسان بناتا ہے.
کسی موضوع کے بارے میں اعداد و شمار یا معلومات کے ہر فرد کا حصہ - جیسے جزوی نمبر یا ایک شخص کا ایڈریس - علیحدہ ورک شیٹ سیل میں ذخیرہ کیا جاتا ہے اور ایک فیلڈ کے طور پر کہا جاتا ہے.
ڈیٹا بیس کے شرائط: میز، ریکارڈ، اور ایکسل میں فیلڈز
ایک ڈیٹا بیس ایک منظم فیشن میں ایک یا زیادہ کمپیوٹر فائلوں میں ذخیرہ کردہ متعلقہ معلومات کا مجموعہ ہے.
عموما معلومات یا ڈیٹا میزائل میں منظم کیا جاتا ہے. ایک سادہ یا فلیٹ فائل ڈیٹا بیس، جیسے ایکسل، ایک ہی میز میں ایک موضوع کے بارے میں تمام معلومات رکھتا ہے.
دوسری طرف، رشتہ دار ڈیٹا بیس، ہر میز کے ساتھ ایک میز پر مشتمل مختلف میزیں مشتمل ہیں جن میں مختلف، لیکن متعلقہ، موضوعات کے بارے میں معلومات شامل ہیں.
ایک ٹیبل میں معلومات ایسی طرح سے منظم کی جاتی ہے جس سے یہ آسانی سے ہوسکتا ہے:
- اپ ڈیٹ
- ترتیب دیا
- درست
- فلٹر کردہ یا مخصوص معلومات کی تلاش کی
ریکارڈز
ڈیٹا بیس اصطلاحات میں، ایک ریکارڈ تمام معلومات یا اعداد و شمار کو ایک خاص اعتراض کے بارے میں رکھتا ہے جو ڈیٹا بیس میں داخل ہو چکا ہے.
ایکسل میں، عام طور پر کام کرتا ہے قطار میں ہر صف کے ساتھ ریکارڈوں میں معلومات عام طور پر منعقد کی جاتی ہیں جن میں معلومات یا قیمت کا ایک آئٹم شامل ہے.
فیلڈز
ڈیٹا بیس ریکارڈ میں معلومات کے ہر فرد کو - جیسے ٹیلی فون نمبر یا سڑک نمبر - ایک فیلڈ کے طور پر کہا جاتا ہے.
ایکسل میں، ایک ورک شیٹ کے انفرادی خلیات فیلڈز کے طور پر خدمت کرتے ہیں، کیونکہ ہر سیل میں کسی چیز کے بارے میں معلومات کا واحد حصہ شامل ہوسکتا ہے.
فیلڈ نام
یہ ضروری ہے کہ اعداد و شمار کو ایک منظم ڈھانچے میں ایک ڈیٹا بیس میں داخل کیا جاسکتا ہے تاکہ یہ مخصوص معلومات تلاش کرنے کے لئے چھانٹ یا فلٹر کیا جائے.
ہر ریکارڈ کے لئے اسی حکم میں درج کردہ اعداد و شمار درج کرنے کے لئے، ٹیبل کے ہر کالم کو عنوانات میں شامل کیا جاتا ہے. یہ کالم عنوانات فیلڈ کے نام کے طور پر کہا جاتا ہے.
ایکسل میں، ٹیبل کے سب سے اوپر قطار میز کے لئے میدان کے نام پر مشتمل ہے. یہ قطار عام طور پر ہیڈر قطار کے طور پر کہا جاتا ہے.
مثال
مندرجہ بالا تصویر میں، ایک طالب علم کے لئے جمع کی جانے والی تمام معلومات ایک قطار میں یا میز میں ریکارڈ میں محفوظ کیا جاتا ہے. ہر طالب علم، اس بات سے کوئی فرق نہیں کہ کتنی چھوٹی معلومات جمع کی جاتی ہیں، میز میں ایک الگ قطار ہے.
ایک قطار میں ہر سیل اس فیلڈ میں شامل ہے جس میں اس معلومات کا ایک ٹکڑا ہے. ہیڈر قطار میں فیلڈ کے ناموں کو اس بات کا یقین کرنے میں مدد ملتی ہے کہ تمام اعداد و شمار کو کسی مخصوص کالم میں، جیسے نام یا عمر کے طور پر، تمام طالب علموں کے لئے تمام اعداد و شمار کو رکھنے کے ذریعہ منظم رہتا ہے.
ایکسل کے ڈیٹا ٹولز
مائیکروسافٹ نے ایکسل کے اعداد و شمار کے اوزار شامل کیے ہیں تاکہ یہ ایکسل میزوں میں ذخیرہ کردہ بہت سے ڈیٹا کے ساتھ کام کرنا آسان ہو اور اسے اچھی حالت میں رکھنے میں مدد ملے.
ریکارڈ کے لئے فارم کا استعمال کرتے ہوئے
ان آلات میں سے ایک جو انفرادی ریکارڈوں کے ساتھ کام کرنا آسان بناتا ہے وہ ڈیٹا فارم ہے. کسی فارم کو ٹیبلز میں 32 شعبوں یا کالموں پر مشتمل ریکارڈوں کو تلاش، ترمیم، داخلہ یا خارج کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.
پہلے سے طے شدہ فارم میں اس کے حکم میں فیلڈ ناموں کی ایک فہرست شامل ہے جس میں وہ میز میں بندوبست کیے جاتے ہیں، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ریکارڈ صحیح طریقے سے درج کیے جائیں. ہر فیلڈ کا نام اگلے اعداد و شمار کے انفرادی شعبوں میں داخل ہونے یا ترمیم کرنے کیلئے ایک ٹیکسٹ باکس ہے.
جبکہ اپنی مرضی کے مطابق فارم تخلیق کرنے کے لۓ، ڈیفالٹ فارم تشکیل اور استعمال کرنا بہت آسان ہے اور اکثر یہ ضروری ہے.
ڈپلیکیٹ ڈیٹا ریکارڈز کو ہٹا دیں
تمام ڈیٹا بیسس کے ساتھ ایک عام مسئلہ ڈیٹا کی غلطیاں ہے. اعداد و شمار کے عام درجے کی غلطیوں یا لاپتہ شعبوں کے علاوہ، ڈپلیکیٹ ڈیٹا ریکارڈ ایک اہم تشویش ہوسکتا ہے کیونکہ اعداد و شمار کی میز میں اضافہ ہوتا ہے.
ایکسل کے اعداد و شمار کے اوزار میں سے ایک کا استعمال یہ ڈپلیکیٹ ریکارڈز کو ختم کرنے کے لئے استعمال کیا جاسکتا ہے.
ڈیٹا ترتیب
ترتیب دینے کا مطلب کسی مخصوص ملکیت کے مطابق اعداد و شمار کو منظم کرنے کے لۓ، جیسا کہ آخری نام کی طرف سے حروف تہجی کی ترتیب ترتیب دے یا قدیم ترین سے کم عمر سے.
ایکسل کی ترتیبات میں ایک یا زیادہ شعبوں، اپنی مرضی کے مطابق نمٹنے، جیسے تاریخ یا وقت کی طرف سے چھانٹ ، اور قطاروں کی طرف سے ترتیب دیتا ہے جس میں کھیتوں میں کھیتوں کو دوبارہ ترتیب دینے کے لئے ممکن بناتا ہے.