ایکسل 2003 ڈیٹا بیس ٹیوٹوریل

01 کے 09

ایکسل 2003 ڈیٹا بیس کا جائزہ

بعض اوقات، ہمیں معلومات کا سراغ لگانا اور ایک ایسی جگہ ہے جو ایکسل ڈیٹا بیس فائل میں ہے. چاہے یہ فون نمبروں کی ذاتی فہرست، ایک تنظیم یا ٹیم کے اراکین کے لئے یا سککوں، کارڈ، یا کتابوں کا مجموعہ، ایکسل ڈیٹا بیس فائل میں داخلہ، اسٹور اور مخصوص معلومات تلاش کرنا آسان بناتا ہے.

ایکسل نے یہ اوزار آپ کو ڈیٹا کا ٹریک رکھنے اور مخصوص معلومات کو تلاش کرنے میں مدد کرنے کے لئے بنائی ہے جب آپ اسے چاہتے ہیں. اس کے ساتھ ساتھ، اس کے سینکڑوں کالمز اور ہزاروں قطاروں کے ساتھ، ایکسل سپریڈ شیٹ کو ایک بہت بڑا ڈیٹا رکھتا ہے.

متعلقہ ٹیوٹوریل کو بھی دیکھیں: ایکسل 2007/2010/2013 قدم مرحلے ڈیٹا بیس ٹیوٹوریل .

02 کے 09

ڈیٹا کی میزیں

ایکسل ڈیٹا بیس میں ڈیٹا ذخیرہ کرنے کی بنیادی شکل ایک میز ہے. ایک ٹیبل میں، ڈیٹا قطار میں درج کی جاتی ہے. ہر قطار ریکارڈ کے طور پر جانا جاتا ہے.

ایک بار ٹیبل تیار کیا گیا ہے، ایکسل کے اعداد و شمار کے اوزار مخصوص ڈیٹا کو تلاش کرنے کے لئے ڈیٹا بیس میں ریکارڈ تلاش، ترتیب دیں اور فلٹر کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.

اگرچہ کئی طریقوں سے آپ ایسیسل کے اوزار کو ایکسل میں استعمال کرسکتے ہیں، ایسا کرنے کا سب سے آسان طریقہ ایک میز کے اعداد و شمار سے متعلق ایک فہرست کے طور پر کیا جانا ہے.

اس سبق کا پیچھا کرنے کے لئے:

• اعداد و شمار درج کریں جیسا کہ اوپر کی تصویر میں دکھایا جاتا ہے.

ٹپ - جلدی طالب علم کی شناخت درج کرنے کیلئے:

1. بالترتیب A5 اور A6 سیلز میں پہلی دو شناختی - ST348-245 اور ST348-246 ٹائپ کریں.
2. دو شناخت کو منتخب کرنے کیلئے انہیں نمایاں کریں.
3. فلیل ہینڈ پر کلک کریں اور اسے سیل A13 پر نیچے ڈرا دیں.
4. باقی طالب علم کی شناخت A6 سے A13 سیلز میں داخل ہونا چاہئے.

03 کے 09

صحیح طریقے سے ڈیٹا درج کرنا

اعداد و شمار میں داخل ہونے پر، یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ یہ صحیح طریقے سے داخل ہوجائے. سپریڈ شیٹ عنوان اور کالم عنوانات کے درمیان قطار 2 کے علاوہ، آپ کے ڈیٹا میں داخل ہونے پر کسی دوسرے خالی قطار نہیں چھوڑیں. اس کے علاوہ، یہ یقینی بنائیں کہ آپ خالی خلیات نہیں چھوڑتے.

اعداد و شمار کی غلطیاں، جو غلط ڈیٹا اندراج کی وجہ سے، ڈیٹا مینجمنٹ سے متعلق بہت سے مسائل کا ذریعہ ہیں. اگر ڈیٹا ابتدائی طور پر صحیح درجے میں داخل ہوجائے تو، پروگرام آپ کو آپ کے نتائج کو واپس کرنے کا امکان زیادہ ہے.

04 کے 09

رائس ریکارڈز ہیں

جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے، ڈیٹا کے قطار، ڈیٹا بیس میں ریکارڈ کے طور پر جانا جاتا ہے. ریکارڈ درج کرنے کے بعد ان ہدایات کو ذہن میں رکھتا ہے:

• ٹیبل میں کوئی خالی قطار نہیں چھوڑیں، یہاں تک کہ عنوانات اور ڈیٹا کی پہلی قطار کے درمیان بھی نہیں.
• ایک ریکارڈ میں صرف ایک مخصوص آئٹم کے بارے میں ڈیٹا شامل ہوسکتا ہے.
• ایک ریکارڈ میں اس شے کے بارے میں ڈیٹا بیس میں تمام ڈیٹا بھی شامل ہے. ایک سے زیادہ قطار میں کسی چیز کے بارے میں معلومات نہیں مل سکتی.
  

05 کے 09

کالم فیلڈز ہیں

جبکہ ایکسل ڈیٹا بیس میں قطاروں کو ریکارڈ کے طور پر حوالہ دیا جاتا ہے، کالمز کو شعبوں کے طور پر جانا جاتا ہے . ہر کالم میں اس کے اعداد و شمار کی شناخت کرنے کی ضرورت ہے. یہ عنوانات فیلڈ کے نام سے کہا جاتا ہے.

• فیلڈ کے نام کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے کہ ہر ریکارڈ کے لئے اعداد و شمار اسی ترتیب میں داخل ہوجائے.
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ ایک کالم میں تمام اعداد و شمار ایک ہی شکل میں استعمال کرتے ہیں. اگر آپ ہندسوں (جیسے 10 یا 20) کے طور پر نمبروں میں داخل ہونے لگتے ہیں اسے رکھنا شروع کریں. اعداد و شمار (جیسے دس یا بیس) کے ذریعہ جزوی طور پر داخل ہونے کے ذریعے جزوی راستہ تبدیل نہ کریں. مستقل مزاج رہو.
• ٹیبل میں کوئی خالی کالم چھوڑ دو

06 کے 09

فہرست بنانا

ایک بار ڈیٹا میں میز میں داخل ہونے کے بعد، اسے ایک فہرست میں تبدیل کیا جاسکتا ہے. ایسا کرنے کے لئے:

1. ورکشاپ میں خلیات A3 کو E13 سے بڑھاو.
2. پر کلک کریں ڈیٹا> فہرست> تخلیق کریں فہرست ڈائیلاگ باکس کھولنے کیلئے مینو سے فہرست بنائیں .
3. جبکہ ڈائیلاگ کا باکس کھلا ہے، ورکیٹیٹ پر خلیات A3 سے E13 مارچ کو متحرک اینٹس کی طرف سے گھیر لیا جانا چاہئے.
4. اگر پرکھنے والی چیزیں خلیوں کی صحیح رینج کو گھیر دیں تو، بنائیں فہرست میں ڈائیلاگ باکس پر کلک کریں.
5. اگر پرکھنے والی چاروں کو خلیوں کی صحیح رینج سے گھیر نہیں ہے تو، ورکیٹٹ میں صحیح رینج کو اجاگر کریں اور پھر بنائیں فہرست ڈائل میں باکس پر کلک کریں.
6. میز کو ایک سیاہ سرحد سے گھیرنا چاہئے اور ہر فیلڈ کے نام کے ساتھ شامل کردہ تیر کو نیچے ڈرا دیا جائے.

07 کے 09

ڈیٹا بیس کے اوزار کا استعمال کرتے ہوئے

ایک بار جب آپ نے ڈیٹا بیس پیدا کیا ہے، آپ اپنے اعداد و شمار کو ترتیب یا فلٹر کرنے کے لئے ہر فیلڈ کے نام کے سوا ڈراپ تیر کے نیچے واقع اوزار استعمال کرسکتے ہیں.

ڈیٹا ترتیب

1. آخری نام کے فیلڈ کا نام کے آگے ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں.
2. A سے Z سے ڈیٹا بیس ترتیب دیں ڈیٹا بیس کو ترتیب دینے کے لئے ترتیب دیں عارضی اختیار پر کلک کریں.
3. ایک دفعہ، گراہم جے ٹی میز میں پہلا ریکارڈ ہونا چاہئے اور ولسن آر کو آخری ہونا چاہئے.

فلٹرنگ ڈیٹا

1. پروگرام فیلڈ کا نام کے آگے ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں.
2. بزنس پروگرام میں نہیں، کسی طالب علم کو فلٹر کرنے کے لئے بزنس اختیار پر کلک کریں.
3. ٹھیک ہے پر کلک کریں.
4. صرف دو طالب علموں - جی تھامسن اور ایف. سمتھ کو نظر انداز ہونا چاہئے کیونکہ کاروباری پروگرام میں صرف دو نامزد ہیں.
5. تمام ریکارڈوں کو دکھانے کے لئے، پروگرام فیلڈ کا نام کے آگے ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں.
6. تمام اختیار پر کلک کریں.
   

08 کے 09

ڈیٹا بیس کی توسیع

آپ کے ڈیٹا بیس میں اضافی ریکارڈ شامل کرنے کے لئے:

• جب اس کی تشکیل ہوتی ہے تو ڈیٹا بیس کے نچلے حصے میں ایک تارکین وطن پر مشتمل ایک خالی قطار (A14 سے E14 خلیات) شامل ہے.
• اضافی اعداد و شمار کو اس خالی قطار کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا بیس میں شامل کیا جا سکتا ہے.
• مندرجہ ذیل ڈیٹا شامل کریں:
  
  سیل - ڈیٹا
  A14 - ST348-255
  B14 - کرسٹوفر
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - سائنس

09 کے 09

ڈیٹا بیس فارمیٹنگ مکمل کرنا

نوٹ : یہ قدم فارمیٹنگ ٹول بار پر واقع شبیہیں استعمال کرتا ہے، جو عام طور پر ایکسل 2003 اسکرین کے اوپر واقع ہے. اگر یہ موجود نہیں ہے تو، ایکسل ٹول بار کو تلاش کرنے میں آپ کی مدد کرنے کا طریقہ معلوم کریں.

1. ورکیٹس میں سیلز A1 سے E1 کو نمایاں کریں.
2. فارمیٹنگ ٹول بار پر ضم اور سینٹر آئکن پر کلک کریں عنوان کے مرکز میں.
3. خلیات A1 ​​سے E1 کے ساتھ اب بھی منتخب کیا گیا ہے، پس منظر کا رنگ ڈراپ ڈاؤن فہرست کھولنے کے لئے فارمیٹنگ کے ٹول بار (مکمل پینٹ کی طرح لگ رہا ہے) پر مکمل رنگین آئکن پر کلک کریں.
4. A1-E1 گہرے سبز رنگ کے پس منظر کے رنگ کو تبدیل کرنے کی فہرست سے سمندر گرین کا انتخاب کریں.
5. فارمیٹنگ ٹول بار پر فونٹ رنگ آئیکن پر کلک کریں (فونٹ رنگ ڈراپ فہرست کو کھولنے کیلئے یہ ایک بڑا خط "اے") ہے.
6. A1 - E1 سفید سے متن میں متن کو تبدیل کرنے کی فہرست سے سفید منتخب کریں.
7. ورکیٹس میں سیل A2 - E2 کو نمایاں کریں.
8. پس منظر کا رنگ ڈراپ ڈاؤن فہرست کھولنے کیلئے فارمیٹنگ ٹول بار پر بھرپور رنگ آئیکن پر کلک کریں.
9. خلیات A2 - E2 روشنی سبز رنگ کے پس منظر کے رنگ کو تبدیل کرنے کی فہرست سے ہلکے گرین کا انتخاب کریں.
10. ورکشاپ پر سیلز A3 - E14 کو نمایاں کریں.
11. آٹو فارمیٹ ڈائیلاگ باکس کو کھولنے کیلئے مینو سے فارمیٹ> آٹو فارمیٹیٹ منتخب کریں.
12. خلیات A3-E14 کی شکل میں اختیارات کے فہرست سے فہرست 2 منتخب کریں.
13. ورکشاپ پر سیلز A3 - E14 کو نمایاں کریں.
14. فارمیٹنگ ٹول بار پر مرکز اختیاری پر کلک کریں مرکز سے A3 سے E14 میں متن سیدھا کریں.
15. اس موقع پر، اگر آپ نے اس سبق کے صحیح طریقے سے تمام مرحلے پر عمل کیا ہے تو، آپ کے اسپریڈ شیٹ کو اس سبق کے مرحلے 1 میں درج اسپریڈ شیٹ کی طرح ہونا چاہئے.