ایکسل ڈیٹا بیس کے ساتھ رابطے، مجموعہ، اور دیگر ڈیٹا کو ٹریک کریں
بعض اوقات، ہمیں معلومات کا سراغ لگانا اور ایک ایسی جگہ ہے جو ایکسل ڈیٹا بیس فائل میں ہے. چاہے یہ فون نمبروں کی ذاتی فہرست، ایک تنظیم یا ٹیم کے اراکین کے لئے یا سککوں، کارڈ، یا کتابوں کا مجموعہ، ایکسل ڈیٹا بیس فائل میں داخلہ، اسٹور اور مخصوص معلومات تلاش کرنا آسان بناتا ہے.
مائیکروسافٹ ایکسل نے یہ آلات بنائے ہیں تاکہ آپ ڈیٹا کا تعقیب رکھنے اور مخصوص معلومات کو تلاش کرنے میں مدد ملے جب آپ چاہتے ہیں. اس کے ساتھ ساتھ، اس کے سینکڑوں کالمز اور ہزاروں قطاروں کے ساتھ ، ایکسل سپریڈ شیٹ کو ایک بہت بڑا ڈیٹا رکھتا ہے .
ڈیٹا درج کرنا
ایکسل ڈیٹا بیس میں ڈیٹا ذخیرہ کرنے کی بنیادی شکل ایک میز ہے.
ایک بار ٹیبل تیار کیا گیا ہے، ایکسل کے اعداد و شمار کے اوزار مخصوص ڈیٹا کو تلاش کرنے کے لئے ڈیٹا بیس میں ریکارڈ تلاش، ترتیب دیں اور فلٹر کرنے کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے.
اس سبق کے ساتھ ساتھ عمل کرنے کے لئے، اعداد و شمار درج کریں جیسا کہ اوپر تصویر میں دکھایا جاتا ہے.
طالب علم کی شناخت کی جلد درج کریں:
- بالترتیب A5 اور A6 میں پہلی دو ID کی - ST348-245 اور ST348-246 ٹائپ کریں .
- دو شناخت کو منتخب کرنے کیلئے انہیں نمایاں کریں.
- فلیل ہینڈ پر کلک کریں اور اسے سیل A13 پر نیچے ڈرا دیں.
- باقی طالب علم کی شناخت A6 سے A13 سیلز میں داخل ہونا چاہئے.
صحیح طریقے سے ڈیٹا درج کرنا
اعداد و شمار میں داخل ہونے پر، یہ یقینی بنانا ضروری ہے کہ یہ صحیح طریقے سے داخل ہوجائے. سپریڈ شیٹ عنوان اور کالم عنوانات کے درمیان قطار 2 کے علاوہ، آپ کے ڈیٹا میں داخل ہونے پر کسی دوسرے خالی قطار نہیں چھوڑیں. اس کے علاوہ، یہ یقینی بنائیں کہ آپ خالی خلیات نہیں چھوڑتے.
اعداد و شمار کی غلطیاں ، جو غلط ڈیٹا اندراج کی وجہ سے، ڈیٹا مینجمنٹ سے متعلق بہت سے مسائل کا ذریعہ ہیں. اگر ڈیٹا ابتدائی طور پر صحیح درجے میں داخل ہوجائے تو، پروگرام آپ کو آپ کے نتائج کو واپس کرنے کا امکان زیادہ ہے.
رائس ریکارڈز ہیں
ڈیٹا کی ہر فرد کی قطع نظر، ڈیٹا بیس میں ایک ریکارڈ کے طور پر جانا جاتا ہے. ریکارڈ درج کرنے کے بعد ان ہدایات کو ذہن میں رکھتا ہے:
- ٹیبل میں کسی خالی قطار کو چھوڑ دو. اس میں کالم عنوانات اور اعداد و شمار کی پہلی قطار کے درمیان ایک خالی صف نہیں چھوڑنا بھی شامل ہے.
- ایک ریکارڈ میں صرف ایک مخصوص آئٹم کے بارے میں ڈیٹا شامل ہوسکتا ہے.
- ایک ریکارڈ میں اس شے کے بارے میں ڈیٹا بیس میں تمام ڈیٹا بھی شامل ہے. ایک سے زیادہ قطار میں کسی چیز کے بارے میں معلومات نہیں مل سکتی.
کالم فیلڈز ہیں
جبکہ ایکسل ڈیٹا بیس میں قطاروں کو ریکارڈ کے طور پر حوالہ دیا جاتا ہے، کالمز کو شعبوں کے طور پر جانا جاتا ہے . ہر کالم میں اس کے اعداد و شمار کی شناخت کرنے کی ضرورت ہے. یہ عنوانات فیلڈ کے نام سے کہا جاتا ہے.
- فیلڈ کے نام کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے کہ ہر ریکارڈ کے لئے اعداد و شمار اسی ترتیب میں داخل ہوجائے.
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ ایک کالم میں تمام اعداد و شمار ایک ہی شکل میں استعمال کرتے ہیں. اگر آپ ہندسوں (جیسے 10 یا 20) کے طور پر نمبروں میں داخل ہونے لگتے ہیں اسے رکھنا شروع کریں. اعداد و شمار (جیسے دس یا بیس) کے ذریعہ جزوی طور پر داخل ہونے کے ذریعے جزوی راستہ تبدیل نہ کریں. مستقل مزاج رہو.
- ٹیبل میں خالی کالم چھوڑ دو.
میز تشکیل دے رہا ہے
ایک بار جب ڈیٹا داخل ہو گیا ہے، تو اسے ایک میز میں تبدیل کیا جاسکتا ہے. ایسا کرنے کے لئے:
- ورکیٹس میں سیلز A3 سے E13 کو نمایاں کریں.
- ہوم ٹیب پر کلک کریں.
- ڈراپ ڈاؤن مینو کو کھولنے کیلئے ربن پر ٹیبل اختیار کے طور پر فارمیٹ پر کلک کریں.
- ٹیبل ڈائیلاگ باکس کے طور پر فارمیٹ کھولنے کے لئے بلیو ٹیبل سٹائل درمیانے 9 اختیار کا انتخاب کریں.
- جبکہ ڈائیلاگ کا باکس کھلا ہے، ورکیٹیٹ پر خلیات A3 سے E13 مارچ کو متحرک اینٹس کی طرف سے گھیر لیا جانا چاہئے.
- اگر پہلوؤں کے پہاڑوں کو خلیوں کی صحیح رینج کی گردش ہوتی ہے تو، ٹیبل ڈائیلاگ باکس کے طور پر شکل میں اوک پر کلک کریں.
- اگر پرائمریوں کو خلیات کی صحیح رینج کے ارد گرد نہیں بنائے تو، ورکیٹٹ میں صحیح رینج کو اجاگر کریں اور پھر ٹیبل ڈائیلاگ باکس کے طور پر شکل میں اوک پر کلک کریں.
- میز کو ہر فیلڈ کا نام کے سوا شامل ڈراپ تیر ہونا چاہئے اور ٹیبل قطاروں کو ہلکے اور گہرے نیلے رنگ میں تبدیل کرنا چاہئے.
ڈیٹا بیس کے اوزار کا استعمال کرتے ہوئے
ایک بار جب آپ نے ڈیٹا بیس پیدا کیا ہے، آپ اپنے اعداد و شمار کو ترتیب یا فلٹر کرنے کے لئے ہر فیلڈ کے نام کے سوا ڈراپ تیر کے نیچے واقع اوزار استعمال کرسکتے ہیں.
ڈیٹا ترتیب
- آخری نام فیلڈ کا نام کے آگے ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں.
- ڈیٹا بیس حروف تہجی سے ترتیب دینے کے لئے ترتیب A سے Z اختیار پر کلک کریں.
- ایک دفعہ، گراہم جے ٹی اور ویلسن میں پہلا ریکارڈ ہونا چاہئے . آخری ہونا چاہئے.
فلٹرنگ ڈیٹا
- پروگرام فیلڈ کا نام کے آگے ڈراپ تیر تیر پر کلک کریں.
- تمام چیک باکس کو صاف کرنے کے لئے منتخب کریں تمام اختیارات کے آگے چیک باکس پر کلک کریں.
- بکس میں ایک چیک مارک کو شامل کرنے کیلئے کاروباری آپشن کے آگے چیک باکس پر کلک کریں.
- ٹھیک ہے پر کلک کریں.
- صرف دو طالب علموں - جی تھامسن اور ایف. سمتھ کو نظر انداز ہونا چاہئے کیونکہ کاروباری پروگرام میں صرف دو نامزد ہیں.
- تمام ریکارڈوں کو دکھانے کے لئے، پروگرام فیلڈ کا نام کے آگے ڈراپ تیر تیر پر کلک کریں.
- "پروگرام" کے اختیار سے صاف فلٹر پر کلک کریں.
ڈیٹا بیس کی توسیع
آپ کے ڈیٹا بیس میں اضافی ریکارڈ شامل کرنے کے لئے:
- ٹیبل کے نچلے حصے کے کونے میں چھوٹے ڈاٹ پر اپنا ماؤس پوائنٹر رکھیں.
- ماؤس پوائنٹر دو سر کی طرف تیر میں تبدیل ہوجائے گا.
- جب ایسا ہوتا ہے تو، دائیں ماؤس کے بٹن پر کلک کریں اور پکڑو اور ڈیٹا بیس کے نیچے ایک خالی قطار کو شامل کرنے کے لئے پوائنٹر نیچے ڈریگ کریں.
- مندرجہ ذیل اعداد و شمار کو اس نئی قطار میں شامل کریں:
سیل - ڈیٹا
A14 - ST348-255
B14 - کرسٹوفر
C14 - A.
D14 - 22
E14 - سائنس
ڈیٹا بیس فارمیٹنگ مکمل کرنا
- ورکیٹس میں سیلز A1 سے E1 کو نمایاں کریں.
- ہوم ٹیب پر کلک کریں.
- عنوان مرکز کے لئے ربن کی ضم اور مرکز کے اختیارات پر کلک کریں.
- بھرے رنگ ڈراپ فہرست کو کھولنے کے لئے ربن پر مکمل رنگ پر کلک کریں (پینٹ کی طرح لگ رہا ہے).
- A1-E1 گہری نیلے رنگ میں پس منظر کے رنگ کو تبدیل کرنے کے لئے فہرست سے بلیو، اکاؤنٹنٹ کا انتخاب کریں.
- فارمیٹنگ ٹول بار پر فونٹ رنگ آئیکن پر کلک کریں (یہ ایک بڑے خط "اے") فونٹ رنگ ڈراپ فہرست کو کھولنے کے لئے ہے.
- A1 - E1 سفید سے متن میں متن کو تبدیل کرنے کی فہرست سے سفید منتخب کریں.
- ورکیٹس میں سیل A2 - E2 کو نمایاں کریں.
- بھرے رنگ ڈراپ فہرست کو کھولنے کے لئے ربن پر مکمل رنگ پر کلک کریں.
- A2-E2 ہلکے نیلے رنگ میں پس منظر کے رنگ کو تبدیل کرنے کے لئے فہرست سے نیلے رنگ، اکاؤنٹ 1، لائٹر 80 کا انتخاب کریں.
- ورکشاپ میں سیلز A4 - E14 کو نمایاں کریں.
- مرکز پر ربن پر مرکز پر کلک کریں مرکز A14 میں E14 میں متن سیدھا کریں.
- اس موقع پر، اگر آپ نے اس سبق کے صحیح طریقے سے تمام مرحلے پر عمل کیا ہے تو، آپ کے اسپریڈ شیٹ کو اس سبق کے مرحلے 1 میں درج اسپریڈ شیٹ کی طرح ہونا چاہئے.
ڈیٹا بیس کے افعال
سنٹیکس : ڈیفکشن (Database_arr، Field_str | نی، Criteria_arr)
کہاں ڈی فنکشن مندرجہ ذیل میں سے ایک ہے:
- ڈیویلج
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- ڈرائیو
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
قسم : ڈیٹا بیس
ڈیٹا بیس کے افعال خاص طور پر آسان ہوتے ہیں جب Google شیٹ استعمال کردہ ڈیٹا کو برقرار رکھنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، جیسے ڈیٹا بیس. ڈی بیسنٹ ، ہر ڈیٹا بیس کی تقریب، ایک ڈیٹا بیس کی میز کے طور پر شمار سیل رینج کے ذیلی سیٹ پر متعلقہ کام کی وضاحت کرتا ہے. ڈیٹا بیس کے افعال تین دلائل لے لیتے ہیں:
- Database_arr ایک رینج ہے، ایک صف اظہار کی طرف سے پیدا سرایت شدہ صف یا صف ہے جس میں تشکیل دیا گیا ہے تاکہ صف 1 کے بعد ہر قطار ایک ڈیٹا بیس ریکارڈ ہے، اور ہر کالم ایک ڈیٹا بیس کا میدان ہے. صف 1 ہر فیلڈ کے لیبلز پر مشتمل ہے.
- Field_str | نیم کو اشارہ کرتا ہے کہ کالم (فیلڈ) میں اقدار ہونے والے اقدار پر مشتمل ہے. یہ میدان میدان (متن سٹرنگ) یا کالم نمبر کے طور پر ظاہر کیا جا سکتا ہے، جہاں بائیں سب سے زیادہ کالم نمائندگی کی جائے گی.
- Criteria_arr ایک رینج ہے، ایک صف اظہار کی طرف سے پیدا سرایت شدہ صف یا صف ہے کہ اس طرح کی تشکیل کی ہے کہ پہلی قطار فیلڈ نام (ے) پر مشتمل ہے جس میں معیار (معیار) لاگو کیا جائے گا، اور بعد میں قطاروں میں مشروط ٹیسٹ (ے) .
معیار کی پہلی صف فیلڈ کے نام کی وضاحت کرتا ہے. معیار میں ہر دوسری صف فلٹر کی نمائندگی کرتا ہے، جو اسی شعبوں میں پابندیوں کا ایک مجموعہ ہے. سوالات کی طرف سے سوال کی تشخیص کا استعمال کرتے ہوئے پابندیاں بیان کی جاتی ہیں، اور موازنہ کرنے کے لئے قیمت یا ایک موازنہ آپریٹر کے مقابلے میں ایک قیمت کی قیمت شامل ہوسکتی ہے. پابندیوں کی مثالیں ہیں: "چاکلیٹ"، "42"، "> = 42"، "<> 42". ایک خالی سیل کا مطلب یہ ہے کہ اس فیلڈ پر کوئی پابندی نہیں ہے.
اگر فلٹر پابندیاں (فلٹر کی قطعے میں پابندیوں) سے ملاقات کی جاتی ہے تو فلٹر ڈیٹا بیس قطار سے ملتا ہے. ڈیٹا بیس کی قطار (ریکارڈ) معیشت کو پورا کرتا ہے اور اگر صرف کم از کم ایک فلٹر اس سے ملتا ہے. فیلڈ کا نام معیار کے سلسلے میں ایک سے زائد مرتبہ ظاہر ہوسکتا ہے تاکہ ایک سے زیادہ پابندیاں انجام دے سکیں جس کے ساتھ ساتھ (مثال کے طور پر، درجہ حرارت> = 65 اور درجہ حرارت <= 82) کی اجازت دی جائے.
DGET واحد ڈیٹا بیس کے فنکشن ہے جو اقدار کو پورا نہیں کرتی ہے. DGET دوسری دلیل میں بیان کردہ فیلڈ کی قیمت کو واپس دیتا ہے (اسی طرح VLOOKUP تک) صرف ایک ہی وقت میں جب ریکارڈر معیار سے مطابقت رکھتا ہے؛ دوسری صورت میں، یہ کوئی مماثلت یا ایک سے زیادہ میلوں کی نشاندہی کرنے میں ایک غلطی کی واپسی دیتا ہے